بسم الله الرحمن الرحيم

منظمـــــة برا كتكـــــال آكشــــن – الســــــــودان

التاريخ: 9 يناير 2025

رقم العطاء: SDN26084- KAS-Jan-2025–PR002-

توريد مواد توصيل خطوط مياه

براكتكال آكشن  منظمة دولية متفردة بإستخدامها أفكارا خلاقة ومبتكرة لتحويل واقع الإنسان في الدول النامية إلى الأفضل، نعمل فى مكاتب إقليمية فى المملكة المتحدة، أفريقيا، آسيا، و أمريكا الاتينية.

بدأت منظمة براكتكال آكشن العمل فى السودان  و تم تسجيلها بصفة مستقلة كمنظمة دولية غير حكومية في العام ١٩٩٢، للمنظمة مكاتب وبرامج في ولايات شمال دارفور، كسلا و النيل الازرق.

ترغب منظمة براكتكال اكشن من الموردين والمقاولين الشركات الاكفاء بتقديم عروضهم لتوريد مواد توصيل خطوط المياه. بولاية شرق السودان – كسلا. وفقا للشروط و المواصفات الواردة بكراسة العطاء.

على المتقدمين للعطاء ارفاق المستندات الموضحة ادناه:

1/ الســيرة الذاتية للشركة

2/ شهادة مقدرة مالية بتاريخ  السنة المالية للعطاء.

3/ صورة من شهادة خلو طرف من الضرائب  بتاريخ السنة المالية, ومن يرسو عليه العطاء ملزم باحضار الاصل.

4/ شهادة تسجيل  من المسجل التجاري  .

5/ شهادة تسجيل ضريبة على القيمة المضافة.

6/ كشف حساب بنكى لاخر ستة اشهر حتى تاريخ العطاء.

7/ ملء وارفاق كراسة العطاء مشتملة على كل التفاصيل المطلوبة.

8/ خطاب مروس من الجهة المتقدمة للعطاء معنون لمنظمة براكتيكال اكشن يحتوى على (تاكيد نوع وكميات الخدمة المطلوبة / المبلغ الكلى للعطاء شامل القيمة المضافة/الزمن المقرر لاكتمال تقديم الخدمة فى الموقع/ اسم وعنوان وتلفون وتوقيع الشخص المفوض من قبل الجهة المتقدمة للعطاء).

9/ تقدم المستندات اعلاه فى ظرف مغلق بالشمع الاحمر ومكتوب عليه (مرفق استيكر- هذه البيانات و يجب ان يلصق على ظرف العطاء). رقم العطاء/اسم العطاء / اسم مقدم العطاء و عنوانه و ارقام الهواتف.

10/ كل ظرف يجب ان يحتوى على عطاء واحد فقط  بمعنى عدم التقديم لاكثر من عطاء فى ظرف واحد.

11/  يجب على الراغبين فى التقديم فصل العرض المالى من العرض الفني لوجود لجنتين مختلفتين للتقييم المالى واخرى منفصلة للتقييم الفنى.

12/ المستندات المقدمة للعطاء لاترد.

13/ اى متقدم غير مستوفى للمتطلبات اعلاه يستبعد من المنافسة.

للحصول على كراسة العطاء (مجاناً)  يرجى  تنزيله من الموقع نفسه ((Sudan bid

اخر موعد لتسليم العطاءات  15 يناير 2025 الســـــاعة الثانية ظهرا بمقر المنظمــــة بكسلا – حى الدرجة مربع 12 مبنى رقم 910  (شـــارع الدرجة لفة الهيكل  المؤدى للسعودى) وشرق جامعة كسلا (التربية)  تلفونات: 0912142938 - 0912140393

او بالايميل : Sudantender@practicalactionsd.org

المنظمة غير مقيدة بقبول أعلى أواقل عطاء.

 

 

 

أولأ/ شروط العطاء:

1. احضار ملف الشركة  لمعاينته بواسطة لجنة تأهيل الموردين لاضافته لكشف الموردين الخاص بالمنظمة.
2. يجب توفير الضمانات اللازمة لتنفيذ و توريد كل الاعمال المتفق عليها فى العقد بالمعايير و الجودة المتفق عليها.
3. . علي  المتقدم ان يوضح في  عطاءه الأسعار بالجنيه السودانى وان تكون الاسعار شاملة لضريبة القيمة المضافة ، وفي حال رسو العطاء لأى من المتقدمين يجب  عليه تقديم فاتورة نهائية مختومة بختم الضرائب
4. الأسعار يجب ان توضح على جداول الكميات و المواصفات وان تكون مختومة  بختم الجهة المتقدمة للعطاء.
5. يجب ان تكون الاسعار الموضحة بجدول الكميات و المواصفات سارية المفعول لمدة اسبوعين  من تاريخ تقديم العرض.
6. ستتم مراجعة الاسعار بصورة دورية للتاكد من مواكبة الاسعار المقدمة للسوق.
7. يجب على المتقدم الرجوع الى شروط المناقصة والمواصفات قبل التقديم.
8. اي كشط او تعديل في الاسعار الموضحة فى جداول الكميات و المواصفات غير موقع ومختوم بواسطة المتقدم بالعطاء يحرمه من دخول المناقصة .
9. لجنة فرز المناقصات لها الحق كاملاً في الغاء المناقصة متى ما رأت ذلك ضروريا او لاي اسباب اخرى فنيه تراها اللجنة.
10. للحصول على كراسة العطاء (مجاناً)  يرجى  تنزيله من الموقع نفسه ((Sudan bid
11. اخر موعد لتسليم العطاءات  14 يناير 2025 الســـــاعة الثانية ظهرا بمقر المنظمــــة بكسلا – حى الدرجة مربع 12 مبنى رقم 910  (شـــارع الدرجة لفة الهيكل  المؤدى للسعودى) وشرق جامعة كسلا (التربية)  تلفونات: 0912142938 - 0912140393
12. الرجاء ملْ اخطار المناقصة المدمج فى كراسة العطاء لتوحيد مواصفات العطاء لكل الموردين المتقدمين للمنافسة  والتوقيع والختم عليه مع توضيح رقم الحساب البنكى  , اى عطاء لايحتوى على كراسة العطاء  مكتملة سوف يبعد من المنافسة.
13. للمنظمة الحق في أضافة كميات جديدة أوتقليل عدد المرافق الموصوفة في جدول الكميات  وبنفس أسعار العقد في زمن تنفيذ العقد. 
14. علي المتقدم فى حالة مخالفة  المواصفات المطلوبة  و المنصوص عليها في كراسة العطاء  ذكر ذلك كتابة و تفصيلا لتوضيح اسباب التقديم بعرض مخالف للمواصفات.
15. للمنظمة الحق في التعاقد مع مورد واحد أو أي عدد من الموردين حسب ما تراه  مناسبا لها .
16. للمنظمة الحق في  مراجعة الوحدات الموردة و التأكد من جودة تنفيدها ومطابقتها للمواصفات المطلوبة
17. للمنظمة الحق في رفض استلام اي وحدة من الوحدات المتفق عليها فى العقد غير مطابق للمواصفات المطلوبة حسب شهادة المختصين ممن تكلفهم المنظمة بالإستلام علي أن يتحمل المورد اى خسارة تنتج عن ذلك وتخصم من حسابه طرف المنظمة.
18. يتم الدفع حسب شروط العقد المتفق عليها  وتحرر شهادة استلام بذلك  طبقا للمواصفات المرفقة مع المناقصة والتقييم الفنى. 
19. من يرسو عليه العطاء ملزم بملْ معلومات رقم حسابه البنكى كتابة لتحويل قيمة العطاء بصورة صحيحة و المنظمة غير مسؤلة عن اى خطأ ينتج من المورد فيما يختص برقم حسابه.
20. من يرسو عليه العطاء ملزم بتوقيع اشعار استلام سياسات المنظمة (مرفق) فيما يتعلق بملئ استمارة تقييم (الشركاء والموردين ومقدمى الخدمات) وارجاعها للمنظمة لاكمال ملف المورد قبل اجراءات الدفع, وسيايات المنظمة الاخرى المتعلقة  بالالتزام بالنذاهة ومناهضة و مكافحة الرشوة والغش والاختلاس وذلك لضمان و تاكيد التزام المنظمة وكل الشركاء والاطراف التى تتعامل معها المنظمة من موردين ومقدمى خدمات ملتزمون بتطبيق هذه السياسات وان اى خصم فى قيمة السلع او الخدمات من قبل المورد يجب ان يوضح كتابة  لعدم اهدارموارد المنظمة و تقليل التكاليف لاقصى حد لفائدة برامج ومشاريع عمل المنظمة.
21. المنظمة غير ملزمة بقبول أدني أو إي عطاء آخر ولها  حق رفض أي عطاء حسب لوائح المنظمة  .
22. على من يرسو عليه العطاء احضار اى كاتلوجات ان وجدت لمعاينتها من قبل الجهة الفنية لاعتمادها قبل الشروع فى عملية التوريد و التنفيذ.
23. من يرسو عليه العطاء يلتزم بترحيل كل المواد و الاصناف المتفق عليها فى العقد الى مواقع تنفيذ العقد فى في ولاية شمال دارفور   دون اى تأخير, التأخير غير المبرر يؤدى الى الغاء العقد الموقع بين المنظمة و المورد دون اى قيد او شرط.
24. تتم عملية التسليم و التسلم النهائية بعد  بعد التاكد من توافق المواد الموردة والخدمة مع المواصفات المطلوبة بحسب الراى الفنى للمختص من طرف المنظمة.
25. لضمان تنفيذ سياسة عدم تضارب المصالح -على المتقدمين للعطاء توضيح ما اذا كانت لكم اى صلة قرابة باى من الموظفين التابعين لمنظمة براكتيكال اكشن حاليا او سابقا ( ان وجد الرجاء ذكر الاسم وصلة القرابة).
26. من يرسو عليه العطاء يلتزم بتدريب الفنيين العاملين بالمشروع  و المستفيدين على  التشغيل و الصيانة اثناء عملية التنفيذ.
27. المستندات المقدمة من قبل الموردين  لا ترد .
28. على الراغبين تقديم العطاءات في ظروف مقفولة و مختومة بالشمع الاحمر توضع في صندوق المناقصات بمكاتب المنظمة بكسلا – حى الدرجة مربع 12 مبنى رقم 910  (شـــارع الدرجة لفة الهيكل  المؤدى للسعودى) وشرق جامعة كسلا (التربية)  تلفونات: 0912142938 - 0912140393
29. او بالايميل : Sudantender@practicalactionsd.org

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ثانيا: المرجعية وجداول الكميات:

#	Description	Qty	Unit	Unit cost in SDGs	Total cost in SDG
1	Provision HDPE pipes 2-inch 10 bars length 100m	20	Rol
2	Pipe PPR ¾ inch	250	Pipe
3	Plastic horizontal TIGA 2000 liter	20	Number
4	Suppling ¾ inch Mac brand faucets.	80	Number
	Sub total
	VAT 17%
	Grand total

 

 

 

 

ثالثاً: التكاليف وزمن تسليم الخدمة بالموقع وتفاصيل المورد:

المبلغ الكلي بالارقام  بالجنيه السودانى :...................................................................................................

المبلغ الكلى بالجنيه بالحروف....................................................................................................................

الزمن المقدر لأنجاز واكمال وتسليم الخدمة بالموقع: ......................................................................................

اسم الشركة / المورد:..........................................................................................................................

العنوان:..........................................................................................................................................

اسم من ينوب عن الشركة:....................................................................................................................

الوظيفة:.........................................................................................................................................

التوقيع:..........................................................................................................................................

الختم:............................................................................................................................................

البريد الالكترونى:..............................................................................................................................

الهاتف:..........................................................................................................................................

 

 

 

رابعا سياسات المنظمة الملزمة للطرفين:

Annex: 1

 

Practical Action Terms   and Conditions for Supply, Service and Works Contracts

1. LEGAL STATUS

The Vendor shall be considered as having the legal status of an independent contractor vis-à-vis PA.

The Vendor, its personnel and sub-contractors shall not be considered in any respect as being the employees of PA.

The Vendor shall be fully responsible for all work and services performed by its employees, and for all acts and omissions of such employees.

2. SUB-CONTRACTING

In the event the Vendor requires the services of a sub-contractor, the Vendor shall obtain the prior written approval of PA for all sub-contractors.  The Vendor shall be fully responsible for all work and services performed by its sub-contractors and vendors, and for all acts and omissions of such sub-contractors and vendors.  The approval of PA of a sub-contractor shall not relieve the Vendor of any of its obligations under this Contract.  The terms of any sub-contract shall be subject to and conform to the provisions of this Contract.

3. OBLIGATIONS

The Vendor shall neither seek nor accept instructions from any authority external to PA.  Vendors may not communicate at any time to any other person, government or authority external to PA  any information known to them by reason of their association with PA which has not been made public, except in the course of their duties or by authorization of the PA: nor shall Vendors at any time use such information to private advantage.  These obligations do not lapse upon termination/expiration of their agreement with PA.

4. ACCEPTANCE AND ACKNOWLEDGEMENT

Initiation of performance under this contract by the vendor shall constitute acceptance of the contract, including all terms and conditions herein contained or otherwise incorporated by reference.

5. WARRANTY

The Vendor warrants the goods furnished under this Contract to conform to the specifications and to be free from damage and defects in workmanship or materials.  This warranty is without prejudice to

Any further guarantees that the Vendor provides to purchasers.  Such guarantees shall apply to the goods subject to this Contract.

6. INSPECTION

The duly accredited representatives of PA shall have the right to inspect the goods called for under this Contract at Vendor’s stores, during manufacture, in the ports or places of shipment, and the Vendor shall provide all facilitates for such inspection.  PA may issue a written waiver of inspection at its discretion.  Any inspection carried out by representatives of PA or any waiver thereof shall not prejudice the implementation of the other relevant provisions of this Contract concerning obligations subscribed by the Vendor, such as warranty or specifications.

7. EXPORT LICENCE

The Contract is subject to the obtaining of any governmental authorization that may be required.  It shall be the responsibility of the Vendor to obtain such license or authorization. PA may, at its discretion, use its best endeavors to assist.

 

8. OFFICIALS NOT TO BENEFIT

The Vendor represents and warrants that no official of PA has been, or shall be, offered by the Vendor any direct or indirect benefit arising from this Contract or the award thereof.  The Vendor agrees that breach of this provision is breach of an essential term of this Contract.

9. DEFAULT

In case of default by the Vendor, including, but not limited to, failure or refusal to make deliveries within the limit specified, PA may procure the goods or services from other sources, and hold the Vendor responsible for any excess cost occasioned thereby.  Furthermore, PA may, by written notice, terminate the right of the Vendor to proceed with deliveries or such part or parts thereof as to which there has been default.

10. REJECTION

In the case of goods or services purchased based on specifications or scope of works, PA shall have the right to reject the goods or services or any part thereof if they do not conform to specifications or the scope of works.

11. AMENDMENTS

No change in or modification of this Contract shall be made except by prior agreement between the Responsible Buyer in PA in Sudan and the Vendor.

12. ASSIGNMENTS

The Vendor shall not assign, transfer, pledge or make other disposition of this Contract or any part thereof or of any of the Vendor’s rights, claims or obligations under this Contract except with the prior written consent of PA.

ADDENDUM TO PARTNER AGREEMENT

1. PURPOSE
   1. This is an Addendum to Agreement No. ____________ concluded between Practical Action and [NAME OF ORGANISATION], the Partner, which came into force on [date of start of agreement].
   2. This Addendum forms an integral part of the Agreement, including all its other terms and conditions
   3. By signing this Addendum, the Partner agrees to ensure that all its staff, consultants, partners, volunteers and trustee comply with all the terms and conditions included herein and which form part of the original Agreement between Practical Action and the donor and are an integral part of Practical Action’s policies and code of conduct.
2. PROTECTION OF CHILDREN AND VULNERABLE ADULTS

Practical Action firmly believes that no person, including children and vulnerable adults, should be subjected to exploitation or abuse at any time. We are committed to ensuring that all our staff, partners, consultants, volunteers and trustees fully abide by our Policy on the Protection of Children and Vulnerable Adults at all times. Within the Partner, this policy applies to all staff, volunteers, consultants, or sub-partners who are involved with this project in any way.

The Partner commits to:

1. 1. Fully integrate the Policy within your organisation ensuring that the policy is adopted and procedures and capabilities are developed to prevent the abuse or exploitation of children and vulnerable adults in your work, implement a clear and effective reporting system for any concerns

or incidents of exploitation or abuse and define robust management processes for handling any concerns or incidents, OR

1. 2. Confirm to Practical Action that you have your own robust policy on the Protection of Children and Vulnerable Adults, AND
   3. Ensure that any concerns or incidents of exploitation and abuse of children and vulnerable adults related to the project funded by this Agreement are reported to Practical Action within 24 hours of your organisation becoming aware of them and that Practical Action, as the primary recipient of the award, is regularly informed of all actions taken in the response.

The Partner agrees that it will work with Practical Action to take disciplinary actions and to inform authorities, where appropriate. Depending on the outcomes of investigation, the Partner acknowledges that Practical Action will inform the donor and its regulatory body.

3. COMPLIANCE WITH THE LAW AND REPORTING OBLIGATIONS

Practical Action is committed to complying with all relevant laws in the UK and in all the countries where it works as well as with meeting its reporting obligations to relevant national and international bodies, including the Charity Commission for England and Wales.

By signing this Addendum, the Partner also commits to compliance with all laws in the country/ies where the work related to this Agreement is being implemented and to meeting its reporting obligations to relevant national and international bodies, including providing Practical Action with all accurate and timely information that enables Practical Action to meet all its reporting obligations.

4. CONFLICT OF INTEREST

Neither the Partner, nor any individual employed or contracted by the Partner, shall engage in any business, personal or professional activity which conflicts or could conflict with any of their obligations in relation to this Agreement.

5. FRAUD, CORRUPTION, BRIBERY, THEFT, TERRORIST FINANCING AND OTHER MISUSE OF FUNDS
   1. Practical Action and the Partner have a zero tolerance approach towards fraud and fraudulent behaviour that may lead to the misuse of funds and will fully co-operate with investigation into

Such events, whether led by Practical Action or the Partner. Practical Action, may, at any time during the term of this arrangement and up to five years after the end of the programme, arrange for additional audits, on-the spot checks and / or inspections to be carried out. These may be carried out by Practical Action, or any of its duly authorised representatives.

1. 2. The Partner will comply with Practical Action’s Fraud Detection Policy OR confirm that they will comply with their own Fraud Detection Policy, of similar standard. The Partner commits to investigate suspected fraud and to do so with the utmost confidentiality.
   3. The Partner will immediately and without undue delay inform Practical Action of any event which interferes or threatens to materially interfere with the successful implementation of the project, whether financed in full or in part by this Agreement, including credible suspicion of or actual fraud, bribery, corruption or any other financial irregularity or impropriety.
   4. Practical Action reserves the ability to recover funds that have been subject to a proven fraud and will work with the Partner to do so. The Partner shall not be obliged to cover such funds unless such fraud is proven to be caused by gross negligence or wilful misconduct of the Partner or its staff members.  Where serious fraudulent or unethical activity is proven which would significantly affect the successful completion of the Project, Practical Action reserve the ability to suspend or terminate funding with immediate effect in whole or partial, in preference to the standard notice period and irrespective of any contractual requirements.
   5. Consistent with local and international legislations and applicable United Nations Security Council resolutions both Practical Action and the Partner are firmly committed to the international fight against terrorism, and in particular, against the financing of terrorism. It is the policy of Practical Action to seek to ensure that none of its funds, including funds that are provided by donors, are used, directly or indirectly, to provide support to individuals or entities associated with terrorism. In accordance with this policy, Practical Action and the Partner make themselves aware of, and comply with obligations under the relevant counter terrorist financing legislations.

 

ACKNOWLEDGMENT

This to confirmed that I received the Practical Action Safe Guarding Policy Arabic version and by Signing this acknowledgment I confirmed that I read it, understand it, and aware of any consequences resulting in breaching the mentioned Policy.

I also received the Terms and conditions of Practical action read it and understand it, I also receive the DD Assessment tool and will fill and return it back to PA being donor HQ requirements.

ارجو ان افيدكم باستلامى لسياسة المنظمة النسخة العربية وبالتوقيع ادناه اقر باننى قد قرات محتواها وفهمت ما يترتب على مخالفة هذه السياسة من اجراءات. كما افيدكم باستلامى لشروط المنظمة وقرات محتواها وفهمت ما فيه. كما اقر باستلامى لاستمارة تقييم الشركاء والموردين ومقدمى الخدمات وساقوم بملء الاستمارة وارجاعها للمنظمة باعتبارها مطلوبات مانحين.

 

Name:……………………………………………..…........................…………………………………الاسم

Signature:………......…………………..…………......................……………….……………….التوقيع

Company:…………………………………………......................…...................……………..الشركة

Stamp: الختم.........................................................................................................

Date:…………………………………………….....................……......................……………..التاريخ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Practical Action Partner

Due Diligence Questionnaire

Practical Action is committed to upholding the highest possible standards and ethics when delivering our work. This includes protecting staff members and the people living in the communities where we work from exploitation and abuse, protecting ourselves and our donors from financial crime, and ensuring compliance with all donor regulations and local / national laws. We expect the organizations and individuals we work with to uphold the same values and commitments.

In order to work with Practical Action, an organization must demonstrate that it has the technical capacity, experience, and ability to perform the assigned work, as well as having sufficient processes and procedures in place to ensure it can deliver the work according to the regulations imposed by both Practical Action and the Source Donor.

As part of Practical Action’s due diligence assessment, we need to ensure that your organization:

• is properly registered with the relevant authorities in your country of operation, and is compliant with national tax requirements;
• has suitable control mechanisms and operational protocols in place to deliver the project activities in line with donor regulations;
• is able to meet Duty of Care obligations to staff, consultants, and people living in the areas where we will work;
• is financially robust and has the necessary policies in place to prevent fraud, financial crime, and terrorist financing

The due diligence assessment is a self-declaration made by you, the potential partner, to provide information regarding your current organizational policies, procedures, registrations, and resources.

It is important that the pre award assessment is completed accurately and truthfully - your organization will not be automatically disqualified from working with Practical Action if you do not have everything in place. Instead, it allows us to identify areas where we may have to share resources in order to comply with the requirements of major institutional donors - while also providing Practical Action with the assurance that your organization is compliant with all applicable laws, rules, and regulations, and acts in accordance with the highest standards of ethics.

In the event that Practical Action issues a subaward to your organization, this declaration should be completed and resubmitted annually ahead of further payments.

When completed, this assessment should be returned to the Practical Action contact point with the relevant supporting documentation. Please note, failure to complete the assessment will prevent the formation of any bidding agreement and/or may delay the payment of a subaward.

FOR DFID CONTRACTS ONLY (delete if not applicable)  To ascertain the level of compliancy required by your organisation please provide us with the following information

Current number of contracts with the UK Government and the total value (in GBP)	Number
	Value (GBP)