Name of Tender :

Call for vendors & Vehicles Owners for long term vehicle leases in West- Darfur State- Geneina

Tender Number: CRS-RFQ-/65/2021

Deadline Submission date:

30/12/2021 – 4 :00 PM

Please submit your bid to this email only. tenders.sudan@crs.org

For further information please contact:

procurement_sudan@crs.org

اسم العطاء :  التعاقد مع (أفراد /شركات ) لتوفير سيارات  للعمل مع المنظمة - ولاية غرب دارفور – الجنينة.

رقم العطاء: CRS-RFQ-/65/2021

تاريخ انتهاء التقديم:

30 / ديسمبر / 2021   –  004 : بعد الظهر

الرجاء ارسال عرضكم فقط على العنوان: tenders.sudan@crs.org

او ارسالها الي مكتب الجنينة جوار مسجد شيخ شعيب ويودع العطاء في صندوق العطاءات :

لمزيد من المعلومات يرجى التواصل مع:

procurement_sudan@crs.org

Dera Sir / Madam,

CRS Sudan is looking for companies to provide the items/services shown at a competitive price and with high quality.

General Requirements

1.  Must be registered to conduct business and in compliance with  federal government tax regulations in Sudan.

2.     Experience supplying International Organizations, Non-Governmental Organizations, or large private companies will be an advantage. 

3. CRS retains the right to reject, cancel, negotiate, amend, split and accept any offer, without consideration of the lowest offer.

4.     This is an invitation to vendors and is not a promise or obligation that CRS will contract with suppliers through the submitted offers.

5.   Relevant bid committee may request for physical samples of some items during evaluation process of bids.

 سيدي / سيدتي العزيز(ة)

هيئة الإغاثة الكاثوليكية برامج السودان تبحث عن شركات من المهتمين بتوفير المواد/ الخدمات المشار إليها أدناه بأسعار منافسة وبجودة عالية.

متطلبات عامة:

1. يجب أن يكون مسجلا لإجراء الأعمال التجارية مع ما يتوافق ولوائح الضرائب الحكومية في السودان.

2. الخبرة في تزويد المنظمات الدولية، المنظمات الغير حكومية، أو الشركات الكبيرة الخاصة ستكون ميزة.

3 . تحتفظ هيئة الاغاثة الكاثوليكية بالحق في رفض، إلغاء، التفاوض، تعديل، تجزئة وقبول أي عرض، دون النظر الى أدنى عرض.

4. هذه دعوة للموردين وليس وعد أو التزام من هيئة الإغاثة الكاثوليكية للتعاقد مع الموردين من خلال العروض المقدمة

5. قد تقوم لجنة الإحالة المعنية بطلب نماذج عينية لبعض المواد اثناء عملية تقييم العروض.

Payment Terms

1. Quotation should remain valid for a period of at least ninety (90) days from the submission closing date.
2. Payment shall be made via bank cheque or wire transfer within 15 working days from the date of receiving the correct invoice.

3. Payment shall be made upon verification and acceptance of services according to contract    Purchase order

شروط الدفع

1. يجب ان يكون العرض نافذ لمدة لا تقل عن تسعين (90) يوما من تاريخ إغلاق العطاء
2. سوف يتم الدفع شهريا عن طريق شيك او التحويل البنكي خلال (15) خمسة عشر يوم عمل من تاريخ استلام الفاتورة الصحيحة.
3. سيتم دفع المبلغ بعد التحقق والموافقة على الخدمات وفقا للعقد او امر الشراء.

Acceptance of Payment Terms

Do you accept the above payment terms?

• Yes
• No

الموافقة على شروط الدفع:

هل توافق على شروط الدفع اعلاه:

• اوافق
• لا اوافق

Requested Information

The submission must include:

• Full legal address and contact details of the company
• Name of company’s official owner and copy of his/her ID & passport (if available)
• Copy of company registration certificate
• Copy of Tax Registration Certificate
• Reference from previous similar business experience with reference contact information.
• Bank account information.
• The vendor must read, sign & stamp the Attachment (2) related to CRS SUPPLIER CODE OF CONDUCT

يجب تقديم ما يلي:    

 يجب ان يتضمن التقديم ما يلي:                 

• العنوان الكامل الصحيح وعنوان المالك
• اسم صاحب الشركة الرسمي مع نسخة من البطاقة القومية او جواز السفر.
• صورة عن رخصة السيارة
• صورة عن شهادة التسجيل الضريبي
• المرجع من الخبرة في الاعمال السابقة المماثلة ومعلومات الاتصال للمرجع
• تفاصيل معلومات الحساب المصرفي
• يجب على المؤجر قراءة وتوقيع وختم الملحق (2) والخاص بالقواعد السلوكية التي تنتهجها هيئة الإغاثة الكاثوليكية.

Bid Requirements

Offers that do not meet the following will be automatically rejected regardless of price:

1. Offers must be received before the stated deadline.
2. Offers must include all information requested above.
3.  Unit prices must be provided for all line items. Offers that only include totals will be rejected.
4. Bids that include mistakes in calculations within the Bill of Quantities will be excluded from competition.
5. Bids must be submitted through the email address for receiving bids or through CRS tender box in Khartoum office, Al Taif, SQ23, Res.No.593. Separate bidding offers must be submitted separately. Any missing documents may cause the entire offer to be rejected. Offers can also be submitted in CRS Port Sudan Office.
6. Offers must be clean & clear. The vendor should sign and stamp next to handwritten corrections or corrections made with whiteout. 
7. Offers must be complete, signed in a clear date and stamped on all pages.
8. Only offers over & under 20% from the proposed budget will be consider.
9. Please note that CRS will sign a long term contract Whole One Year (12) months with the selected supplier(iers) based on unit prices, while actual quantities will be determined through purchase orders that will be issued later with awarded vendor(s) per CRS actual needs.

معلومات ملء  العطاء

سوف يتم رفض أي عطاء لا يلتزم بالشروط أدناه بغض النظر عن السعر:

1. سيتم رفض أي طلب يقدم بعد التاريخ والوقت المحدد لقبول العطاءات.
2. يجب أن تتضمن العروض جميع المعلومات المطلوبة أعلاه.
3. جميع الاسعار يجب ان تكتب لكل بند أو فقرة على حدة، ويتم رفض العطاءات التي تحتوي على الإجمالي فقط. 
4. سيتم استبعاد العطاء الذي يتضمن خطأ في حسابات جداول الكميات
5.  يجب تقديم العروض من خلال البريد الإلكتروني المخصص لاستلام العطاءات او عن طريق صندوق العطاءات بمينى المنظمة بحي الطائف، مربع 23، منزل رقم 593. يجب تقديم عروض المناقصات المنفصلة بشكل منفصل. قد تتسبب أي مستندات مفقودة في رفض العرض بأكمله.  بالإمكان تقديم العطاءات بمكتب المنظمة في مدينه بورتسودان.
6. العروض يجب أن تكون نظيفة وواضحة، يجب التوقيع والختم في مكان أي تصحيح يدوي أو باستخدام قلم التصحيح الابيض.
7. يجب أن تكون العروض كاملة من جميع الجوانب، موقعة بتاريخ واضح ومختومة على جميع الصفحات.
8. يرجى ملاحظة إن العروض التي تكون فقط ضمن 20% أعلى أو أقل من الكلفة التخمينية المقدرة للمشروع سوف تدخل في المنافسة.
9. يرجى ملاحظة أن هيئة الإغاثة الكاثوليكية ستقوم بتوقيع عقد طويل الأمد  لفترة عام (12) شهرا مع الشركة (ات ) التي سيتم اختيارها (هم) حسب أسعار الوحدة , في حين ان الكميات الفعلية سيتم تحديدها  من خلال طلبات الشراء التي سيتم إصدارها  لاحقا" مع الموردين الذين يتم اختيارهم و حسب الاحتياج الفعلي للهيئة.

Delivery Instructions:

Complete and  stamped and signed offer can be submitted by email to tenders.sudan@crs.org

Please note, this email address only receives offers, and does not reply to any questions or email. 

For any inquires or information requests, please send your message to Procurement_Sudan@crs.org

1.  as PDF file. Email must indicate the number of tender which is (CRS-RFQ-/65/2021) or the offer will be excluded. The file should not exceed 15 MBs and the company biography should not exceed 10 pages.

OR

10. Complete and  stamped and signed offer must be delivered in sealed envelope with tender number on it CRS-RFQ-/65/2021) to CRS Sudan office located in Al  Taif, SQ23, House No.593. Bids may also be submitted to CRS West Darfur El Geniena.

2. .

تعليمات التسليم:

يجب تقديم العطاء الكامل والمختوم و الموقع عن طريق عنوان البريد الالكتروني  tenders.sudan@crs.org

هذا البريد الإلكتروني مخصص فقط لاستلام العروض ولا يمكنه الرد على اسئلتكم او رسائلكم.

.  في حاله وجود أسئلة او استفسارات الرجاء مراسلتنا على العنوان التالي:

Procurement_sudan@crs.org

1. من خلال تقديم الملف المختوم كاملا" بصيغة PDF . يجب ان يذكر البريد الالكتروني المرسل على رقم العطاء وهو (CRS-RFQ-/65/2021) وإلا سيتم استبعاد العطاء. يجب ان لا يتجاوز حجم المرفق 15 ميجابايت على ان لا تتجاوز السيرة الذاتية للشركة اكثر من 10 صفحات.

2. يجب تقديم العطاء الكامل والمختوم و الموقع  مع كافة الوثائق المطلوبة في  ظرف مغلق يكتب عليه رقم  العطاء CRS-RFQ-/65/2021) ويسلم الى مقر المنظمة في بحى الطائف، مربع 23، منول رقم 593. بالإمكان تقديم العطاءات بمكتب المنظمه في مدينة الجنينة.

Name of Organization

أسم

المنظمة

Name of Person

أسم الشخص

Name of Project أسم المشروع

Project Start Date تاريخ المباشرة بالمشروع

Project duration مدة تنفيذ المشروع

Phone Number رقم الموبايل

Email Address البريد الالكتروني

Company/owner name:

أسم الشركةأو المالك:

Legal address:

العنوان الثابت:

Telephone Number:

رقم الهاتف:

Email:

عنوان البريد الإلكتروني:

Representative Name

اسم الممثل:

Do you have partnerships with any other companies (such as shared management / staff / office / bank account)?  Do you cooperate with any other companies in preparing offers or providing of goods or services?

هل لديك شراكات مع أي من الشركات الأخرى ( مثل إدارة / الموظفين / المكتب حساب مشترك / البنك) ؟ هل تتعاون مع أي من الشركات الأخرى في إعداد العروض أو توفير السلع أو الخدمات؟

If the answer for previous question is yes, please provide details here including the names of partner companies.

إذا كان الجواب عن السؤال السابق نعم ، يرجى تقديم التفاصيل هنا بما في ذلك أسماء الشركات الشريكة

Other comments:

ملاحظات اخرى:

Experience / references for the related work of experience (Please attached any related contract, purchase order, certificate, etc.) that does not exceed 10 pages. References MUST include contact information. 

يجب ان يحتوي على عناوين الاتصال من مراجع الخبرة

المرجع من الخبرة ( الرجاء ارفاق دليل من الاعمال السابقة ذات الصلة من عقود  اوراق شراء , ورقة اتمام عمل , اخرى )  لا تتجاوز عشرة اوراق.

Signature

التوقيع

Date

التاريخ

Offer Commercial العرض المالي

Scope of Work

Unit

Quantity

Price per day SDG

سعرالاجرة لليوم بالدولار ما يساوي سعر صرف الجنيه من البنك 

Vehicle rental with qualified driver, fuel cost, maintenance fees & vehicle insurance. Working days/hours are from Sunday to Thursday thoroughly from

8:00 AM to 4:00 PM per day with limitless kilometers.

Land cruiser station. لاندكروزر صالون – إستيشن

Toyota Hilux Double cab.                                                                                   تويوتا هايلوكس دبل كاب

 Minibus حافلة صالون (Van)                                                                                                           

Models: 2008-2020.                                                                              موديل العربات  2008 م  -  2020

General Condition: شروط عامة

Lease Period: One Year.         فترة الإيجار: سنة واحدة                                                                  

Working hours: Normally hours per day:  Min 8, Max 12 hrs.

ساعات العمل: ساعات العمل العادية في اليوم: الحد الأدنى 8، الحد الأعلى 12 ساعة

Working days: Sunday – Thursday. Additional working days may be requested and charged according to the agreed price on the contract.

أيام العمل: من الأحد إلي الخميس. قد يتطلب أيام عمل إضافية و يتم احتسابها وفقا للسعر المتفق عليه في العقد

Driving: Each Vehicle with an experienced driver with valid general drive license.

القيادة: كل عربة مع سائق من ذوي الخبرة يملك رخصة عامة سارية المفعول

Driver: Must has clean driving record & and has never been convicted of any crime by a court.

السائق: يجب أن يكون سجل السائق نظيفا ولم يسبق له أن أدين بأي جريمة من قبل المحكمة

valid vehicle license    يجب ان يكون ترخيص العربة سارية المفعولل                                                        

well air-conditioned vehicle                        يجب أن تكون السيارة مكيفة                                

Vehicle machine must be in standard excellent condition.

يجب أن تكون ماكينة  العربة في حالة ممتازة

Valid Vehicle comprehensive insurance.                      تأمين شامل للعربة سارية المفعول                   

Vehicle good condition from inside (seats and floor).

يجب ان تكون العربة جيدة من الداخل (المقاعد والأرضيات)

The vehicle interior and exterior paint should be excellent with no broken glass or any other type of damage.

يجب أن تكون طلاء العربة الداخلية والطلاء الخارجي ممتازة مع عدم وجود كسر في الزجاج أو أي نوع آخر من الضرر

A spare tyre to be available along with all required tools.

يجب أن يكون مع العربة إطار إحتياطي (اللستك الإسبير) بالإضافة للأدوات الأخرى المطلوبة

A fire extinguisher should be available.      يجب أن يكون في العربة طفاية حريق                                   

All Seat belts must be good to us.                             يجب أن تكون جميع أحزمة الأمان جيدة بالنسبة لنا                   

Other conditions شروط أخرى 

Vehicle lease is including fueling and full maintenance including preventive.

وقود العربة المؤجرة وصيانتها بما فيها الصيانة الوقاية علي صاحب العربة

Approximate running distance per Month is around 450 Kilometer.

المسافة التقريبية المتوقعة ان تسيرها العربة  في الشهر 450 كيلومتر

Request for quotations should be taken from CRS Geneina, Office during working hours.

يجب أن يتم أخذ طلب عروض الأسعار من مكتب منظمة خدمات الإغاثة الكاثوليكية في الجنينة خلال ساعات العمل

Supply Chain

الايجار داخل مدينة الجنينة

Car

Car

Car

Car

1

1

1