Name of Tender :

Upgrading of 2 hand pumps, to Mini Water Yards, at Daya and Mohamedin Villages in North Jabel Marra (Rokero locality).

Tender Number: CRS-RFP- 38 /2021

Deadline Submission date:

16/July/2021 – 12 :00 PM

Please submit your bid to this email only. tenders.sudan@crs.org

For further information please contact:

procurement.sudan@crs.org

اسم العطاء: ترفيع عدد 2 مضخة يدوية، إلى محطة مياه متوسطة تعمل بمضخات غاطسة

رقم العطاء: CRS-RFP-38.2021

تاريخ انتهاء التقديم:

16 / يوليو / 2021   – 12:00 بعد الظهر

الرجاء ارسال عرضكم فقط على العنوان tenders.sudan@crs.org

لمزيد من المعلومات يرجى التواصل مع:

procurement.sudan@crs.org

Dear Sir / Madam,

CRS Sudan is looking for Fuel supply companies to provide the items/services shown in Attachment 1 at a competitive price and with high quality.

General Requirements

1.  Must Be Registered to conduct the business and in compliance with federal gouvernements tax régulations in Susan.

2.     Experience supplying International Organizations, Non-Governmental Organizations, or large private companies will be an advantage. 

4.   CRS retains the right to reject, cancel, negotiate, amend, split and accept any offer, without consideration of the lowest offer.

5.     This is an invitation to vendors and is not a promise or obligation that CRS will contract with suppliers through the submitted offers.

6.   Relevant bid committee may request for physical samples of some items during evaluation process of bids.

 سيدي / سيدتي العزيز(ة)

هيئة الإغاثة الكاثوليكية  برامج السودان تبحث عن شركات من المهتمين بتوفير المواد/ الخدمات  المشار إليها أدناه في الملحق رقم 1 بأسعار منافسة وبجودة عالية.

متطلبات عامة:

1 . يجب أن يكون مسجلا لإجراء الأعمال التجارية مع ما يتوافق  ولوائح الضرائب الحكومية في السودان .

3 . الخبرة في تزويد المنظمات الدولية، المنظمات الغير حكومية، أو  الشركات الكبيرة الخاصة ستكون ميزة.

4 . تحتفظ هيئة الاغاثة الكاثوليكية بالحق في رفض، إلغاء، التفاوض، تعديل، تجزئة وقبول أي عرض، دون النظر الى أدنى عرض. .

5. هذه دعوة للموردين وليس وعد أو التزام من هيئة الإغاثة  الكاثوليكية للتعاقد مع الموردين من خلال العروض المقدمة

6. قد تقوم لجنة الإحالة المعنية بطلب نماذج عينية لبعض المواد اثناء عملية تقييم العروض.

Payment Terms

1. Quotation should remain valid for a period of at least ninety (90) days from the submission closing date.
2. Payment shall be made via bank cheque or wire transfer within 15 working days from the date of receiving the correct invoice.
3. Payment shall be made upon verification and acceptance of services according to contract    Purchase order  

شروط الدفع

1. يجب ان يكون العرض نافذ لمدة لا تقل عن تسعين (90) يوما من تاريخ إغلاق العطاء
2. سوف يتم الدفع شهريا عن طريق شيك او التحويل البنكى خلال خمسة عشر يوم عمل من تاريخ استلام الفاتورة الصحيحة.
3. سيتم دفع المبلغ بعد التحقق والموافقة على الخدمات وفقا للعقد او امر الشراء.

Acceptance of Payment Terms

Do you accept the above payment terms?

• Yes
• No

الموافقة على شروط الدفع:

هل توافق على شروط الدفع اعلاه:

• اوافق
• لا اوافق

Requested Information

The submission must include:

• Full legal address and contact details of the company
• Name of company’s official owner and copy of his/her ID & passport (if available)
• Copy of company registration certificate
• Copy of Tax Registration Certificate
• Reference from previous similar business experience with reference contact information.
• Bank account information.
• The vendor must read, sign & stamp the Attachment (2) related to CRS SUPPLIER CODE OF CONDUCT

يجب تقديم ما يلي:    

 يجب ان يتضمن التقديم ما يلي :                 

• العنوان الكامل الصحيح وعنوان الاتصال للشركة
• اسم صاحب الشركة الرسمي مع  نسخة من البطاقة القومية او جواز السفر.
• صورة عن شهادة تسجيل الشركة
• صورة عن شهادة التسجيل الضريبي
• المرجع من الخبرة في الاعمال السابقة المماثلة و معلومات الاتصال للمرجع
• تفاصيل معلومات الحساب المصرفي
• يجب على المقاول قراءة و توقيع و ختم الملحق(2) و الخاص بالقواعد السلوكية التي تنتهجها هيئة الإغاثة الكاثوليكية.

Bid Requirements

Offers that do not meet the following will be automatically rejected regardless of price:

1. Offers must be received before the stated deadline.
2. Offers must include all information requested above.
3.  Unit prices must be provided for all line items. Offers that only include totals will be rejected.
4. Bids that include mistakes in calculations within the Bill of Quantities will be excluded from competition.
5. Bids must be submitted through the email address for receiving bids or through CRS tender box in Khartoum office, Al Taif, SQ23, Res.No.593. Separate bidding offers must be submitted separately. Any missing documents may cause the entire offer to be rejected. Offers can also be submitted in CRS Zalingie Office.
6. Offers must be clean & clear. The vendor should sign and stamp next to handwritten corrections or corrections made with whiteout. 
7. Offers must be complete from all sides, signed, dated, and stamped on all pages.
8. Please note that CRS will sign a long-term contract with the selected supplier, based on unit prices, while actual quantities will be determined through purchase orders that will be issued later with awarded vendor(s) per CRS actual needs.

معلومات ملء  العطاء

سوف يتم رفض أي عطاء لا يلتزم بالشروط أدناه بغض النظر عن السعر:

1. سيتم رفض أي طلب يقدم بعد التاريخ والوقت المحدد لقبول العطاءات.
2. يجب أن تتضمن العروض جميع المعلومات المطلوبة أعلاه.
3. جميع الاسعار يجب ان تكتب لكل بند أو فقرة على حدة، ويتم رفض العطاءات التي تحتوي على الإجمالي فقط. 
4. سيتم استبعاد العطاء الذي يتضمن خطأ في حسابات جداول الكميات
5.  يجب تقديم العروض من خلال البريد الإلكتروني المخصص لاستلام العطاءات او عن طريق صندوق العطاءات بمينى المنظمة بحي الطائف، مربع 23، منزل رقم 593. يجب تقديم عروض المناقصات المنفصلة بشكل منفصل. قد تتسبب أي مستندات مفقودة في رفض العرض بأكمله.  بالإمكان تقديم العطاءات بمكتب المنظمه في مدينه زالنجى.

6. العروض يجب أن تكون نظيفة وواضحة، يجب التوقيع والختم في مكان أي تصحيح يدوي أو باستخدام قلم التصحيح الابيض.

7. يجب أن تكون العروض كاملة من جميع الجوانب، موقعة بتاريخ واضح ومختومة على جميع الصفحات.

8. يرجى ملاحظة أن هيئة الإغاثة الكاثوليكية ستقوم بتوقيع عقد طويل الأمد مع الشركة (ات ) الذي سيتم اختياره (هم) حسب أسعار الوحدة , في حين ان الكميات الفعلية سيتم تحديدها  من خلال طلبات الشراء التي سيتم إصدارها  لاحقا" مع الموردين الذين يتم اختيارهم و حسب الاحتياج الفعلي للهيئة.

Delivery Instructions:

Complete and stamped and signed offer can be submitted by email to tenders.sudan@crs.org

1.  as PDF file. Email must indicate the number of tenders which is (CRS-RFP-38.2021) or the offer will be excluded. The file should not exceed 15 MBs and the company biography should not exceed 10 pages.

2. Complete and  stamped and signed offer must be delivered in sealed envelope with tender number on it (CRS-RFP-38.2021) to CRS Sudan office located in Al  Taif, SQ23, House No.593. Bids may also be submitted to CRS office in Zaligei & Rokero.

تعليمات التسليم:

يجب تقديم العطاء الكامل والمختوم و الموقع  عن طريق عنوان البريد الالكتروني  tenders.sudan@crs.org

1.  من خلال تقديم الملف المختوم كاملا" بصيغة PDF . يجب ان يذكر البريد الالكتروني المرسل على رقم العطاء وهو

CRS-RFP-38.2021.

وإلا سيتم استبعاد العطاء. يجب ان لا يتجاوز حجم المرفق 15 ميجابايت على ان لا تتجاوز السيرة الذاتية للشركة اكثر من 10 صفحات.

1. يجب تقديم العطاء الكامل والمختوم و الموقع  مع كافة الوثائق المطلوبة في  ظرف مغلق يكتب عليه رقم العطا (CRS-RFP-38.202) ويسلم الى مقر المنظمة في بحى الطائف، مربع 23، منول رقم 593. بالإمكان تقديم العطاءات بمكتب المنظمه في مدينه زالنجى وركرو

Name of Organization

أسم

المنظمة

Name of Person

أسم الشخص

Name of Project أسم المشروع

Project Start Date تاريخ المباشرة بالمشروع

Project duration مدة تنفيذ المشروع

Phone Number رقم الموبايل

Email Address البريد الالكتروني

Company name:

أسم الشركة :

Legal address:

العنوان الثابت:

Telephone Number:

رقم الهاتف:

Email:

عنوان البريد الإلكتروني:

Representative Name

اسم الممثل:

Business Certificate Registration Number:

رقم تسجيل شهادة العمل:

Tax registration Number:

رقم التسجيل الضريبي:

Contract duration:

مدة العقد :

Do you have partnerships with any other companies (such as shared management / staff / office / bank account)?  Do you cooperate with any other companies in preparing offers or providing of goods or services?

هل لديك شراكات مع أي من الشركات الأخرى ( مثل إدارة / الموظفين / المكتب حساب مشترك / البنك) ؟ هل تتعاون مع أي من الشركات الأخرى في إعداد العروض أو توفير السلع أو الخدمات؟

If the answer for previous question is yes, please provide details here including the names of partner companies.

إذا كان الجواب عن السؤال السابق نعم ، يرجى تقديم التفاصيل هنا بما في ذلك أسماء الشركات الشريكة

Other comments:

ملاحظات اخرى:

Experience / references for the related work of experience (Please attached any related contract, purchase order, certificate, etc.) that does not exceed 10 pages. References MUST include contact information. 

يجب ان يحتوي على عناوين الاتصال من مراجع الخبرة

المرجع من الخبرة ( الرجاء ارفاق دليل من الاعمال السابقة ذات الصلة من عقود , اوراق شراء , ورقة اتمام عمل , اخرى )  لا تتجاوز عشرة اوراق.

Signature

التوقيع

Date

التاريخ

General description of activities:

1

Supply and Installation of electric submersible pump with minimum specification stated in the bills of quantities for each location prepared herein below:

(the bidder can suggest alternative pump equivalent to the above in term of quality, capacity and suitability of the situation, but still should quote for the above specified pump)

2

Provide and install complete solar energy unit with all accessories suitable to operate the specified pump (above);

3

Retrieve the existing hand pump and install the new submersible pump.

4

Install the solar energy unit and complete all necessary connections of the whole unit and the pump.

5

Fabricate and construct 6-m-height steel tower for carrying steel-tank of 15-m³-storage capacity; attach durable ladder to the tower for maintenance and routine inspection as needed, with all accessories as WES standards and requirement.

6

Provide steel tank with capacity of 15 m³.

7

Place the water tank on the tower and connect the tank to the pump rising pipe; and connect the outlet of the water-tank to the main water distribution pipe.

8

Install two public water-distribution points and connect them with the main water distribution pipe each point should support 6 taps.

9     

Fencing the solar unit and the tower.

10

Operate the pump and the whole water yard for minimum 3 days to check the quality of the work and repair any defect that appear or may happen during the test period

#

Description

Unit

Quantity

Unit price SDG

Total Price

1

Supply and Installation of electric submersible pump with following minimum specification:

- Type and size: GRUNDFUS (1.5”-or-2”), which one of the two that meet the following requirements.

- Head: Minimum 80 meters.

- Capable to pump and 4 m3/h at the head 80 meter.

- Bowl size suitable for installation in PVC casing diameter 4.5”.

-Required depth for pump installation in the borehole is 45 meters; water tank height 6 meter and 130 meters away from the well site on a ground point 4 meter higher than the well site.

- Required efficiency and pumping rate capacity is 4 m3/hr. from setting depth (45 m) and discharge point (10m) higher above the well head and 130 m away from the well site.

- Multi-power operating system DC/AC: can be operated by Solar energy of generator unit.

(the bidder can suggest alternative pump equivalent to the above in term of quality, capacity, and suitability of the situation, but still should quote for the above specified pump)

no

1

2

Provide and install complete solar energy unit with all accessories suitable to operate the specified pump (above);

no

1

3

Retrieve the existing hand pump and install the new submersible pump.

job

1

4

Install the solar energy unit and complete all necessary connections of the whole unit and the pump.

Job

1

5

Fabricate and construct 6-m-height steel tower for carrying steel-tank of 15-m³-storage capacity; attach durable ladder to the tower for maintenance and routine inspection as needed, with all accessories as WES standards and requirement.

no

1

6

Provide metallic tank with storage capacity 15 m³.

no

1

7

Place the water tank on the tower and connect the tank to the pump rising pipe; and connect the outlet of the water-tank to the main water distribution pipe.

job

1

8

Install two public water-distribution points and connect them with the main water distribution pipe each point should support 6 taps.

no

2

9

Fencing the solar unit and the tower

no

1

10

Operate the pump and the whole water yard for minimum 3 days to check the quality of the work and repair any defect that may happen during the test period.

job

1

Total for Diya

#

Description

Unit

Quantity

Unit price SDG

Total Price

1

Supply and Installation of electric submersible pump with following minimum specification:

- Type and size: GRUNDFUS (1.25”-or-1.5” which one of the two that meet the following requirements

- Head: not less than 80 meters.

- Bowl size suitable for installation in 4.5” PVC casing.

-Required depth for pump installation 42 meter; water tank height 4 meter and 250 meters away from the well site, at a ground point 6 meter higher than the well site.

- Required efficiency and pumping rate is 2 m³/hr., from setting depth 42m and discharge point 15m higher than the wellsite and 250 m away from the well site.

- Multi-power operating system: can be operated by Solar energy of generator unit.

(the bidder can suggest alternative pump equivalent to the above in term of quality, capacity, and suitability of the situation, but still should quote for the above specified pump)

no

1

2

Provide and install complete solar energy unit with all accessories suitable to operate the specified pump (above);

no

1

3

Retrieve the existing hand pump and install the new submersible pump.

job

1

4

Install the solar energy unit and complete all necessary connections of the whole unit and the pump.

Job

1

5

Fabricate and construct 6-m-height steel tower for carrying steel-tank of 15-m³-storage capacity; attach durable ladder to the tower for maintenance and routine inspection as needed, with all accessories as WES standards and requirement.

no

1

6

Provide steel tank with storage capacity 15-m³.

no

1

7

Place the water tank on the tower and connect the tank to the pump rising pipe; and connect the outlet of the water-tank to the main water distribution pipe.

job

1

8

Install two public water-distribution points and connect them with the main water distribution pipe each point should support 6 taps.

no

2

9

Fencing the solar unit and the tower

no

1

10

Operate the pump and the whole water yard for minimum 3 days to check the quality of the work and repair any defect that may happen during the test period.

job

1

Total for Mohamedein SDG

Summary of the bidder quotation

1

Total cost for location (1): Daya village

2

Total cost for location (2): Mohamedein village

Grand total for the two locations (1;2) SDG

Offer validity

Up to ……/   …/ 2021

Delivery date:

Maximum: …/ …/ 2021

Name of bidder:

………………………………………………………………..

Signature:

…………………………………………Date: ………/………/2021

Stamp