Name of Tender :

Diesel Fuel for generators & Petrol ]/ Diesel Fuel from fuel stations

Tender Number: CRS-RFP-25/2021

Deadline Submission date:

23/May/2021 – 12 :00 PM

For further information please contact:

procurement.sudan@crs.org

اسم العطاء : تورد وقود ديزل للمولدات ووقود سيارات من محطات الوقود.

رقم العطاء : CRS-RFP-25/2021

تاريخ انتهاء التقديم:

23 /  مايو / 2021   – 12:00 بعد الظهر

لمزيد من المعلومات يرجى التواصل مع:

procurement.sudan@crs.org

Dear Sir / Madam,

CRS Sudan is looking for Fuel supply companies to provide the items/services shown in Attachment 1 at a competitive price and with high quality.

General Requirements

1.  Must be registered to conduct business and in compliance with  federal government tax regulations in Sudan.

2.     Experience supplying International Organizations, Non-Governmental Organizations, or large private companies will be an advantage. 

4.   CRS retains the right to reject, cancel, negotiate, amend, split and accept any offer, without consideration of the lowest offer.

5.     This is an invitation to vendors and is not a promise or obligation that CRS will contract with suppliers through the submitted offers.

6.   Relevant bid committee may request for physical samples of some items during evaluation process of bids. [IZ1]

 سيدي / سيدتي العزيز(ة)

هيئة الإغاثة الكاثوليكية  برامج السودان تبحث عن شركات من المهتمين بتوفير المواد/ الخدمات  المشار إليها أدناه في الملحق رقم 1 بأسعار منافسة وبجودة عالية.

متطلبات عامة:

1 . يجب أن يكون مسجلا لإجراء الأعمال التجارية مع ما يتوافق  ولوائح الضرائب الحكومية في السودان .

3 . الخبرة في تزويد المنظمات الدولية، المنظمات الغير حكومية، أو  الشركات الكبيرة الخاصة ستكون ميزة.

4 . تحتفظ هيئة الاغاثة الكاثوليكية بالحق في رفض، إلغاء، التفاوض، تعديل، تجزئة وقبول أي عرض، دون النظر الى أدنى عرض. .

5. هذه دعوة للموردين وليس وعد أو التزام من هيئة الإغاثة  الكاثوليكية للتعاقد مع الموردين من خلال العروض المقدمة

6. قد تقوم لجنة الإحالة المعنية بطلب نماذج عينية لبعض المواد اثناء عملية تقييم العروض.

Payment Terms

1. Quotation should remain valid for a period of at least ninety (90) days from the submission closing date.
2. Payment shall be in advance after signing contract and providing reasonable guarantee to deliver contract obligations. [AJ2]
3. Payment shall be via check or bank transfer.

شروط الدفع

1. يجب ان يكون العرض نافذا" لمدة تسعين (90) يوما" على الأقل من تاريخ إغلاق التقديم.

2- سيتم الدفع مقدما بعد توقيع العقد وبعد توفير ضمانات كافيه لتنفيذ الالتزامات المتعاقد عليه.

3- سوف تحرر الدفعية عن طريق شيك او تحويل بنكي .

Acceptance of Payment Terms

Do you accept the above payment terms?

• Yes
• No

الموافقة على شروط الدفع:

هل توافق على شروط الدفع اعلاه:

• اوافق
• لا اوافق

Requested Information

The submission must include:

• Full legal address and contact details of the company
• Name of company’s official owner and copy of his/her ID & passport (if available)
• Copy of company registration certificate
• Copy of Tax Registration Certificate
• Reference from previous similar business experience with reference contact information.
• Bank account information.
• The vendor must read, sign & stamp the Attachment (2) related to CRS SUPPLIER CODE OF CONDUCT

يجب تقديم ما يلي:    

 يجب ان يتضمن التقديم ما يلي :                 

• العنوان الكامل الصحيح وعنوان الاتصال للشركة
• اسم صاحب الشركة الرسمي مع  نسخة من البطاقة القومية او جواز السفر.
• صورة عن شهادة تسجيل الشركة
• صورة عن شهادة التسجيل الضريبي
• المرجع من الخبرة في الاعمال السابقة المماثلة و معلومات الاتصال للمرجع
• تفاصيل معلومات الحساب المصرفي
• يجب على المقاول قراءة و توقيع و ختم الملحق(2) و الخاص بالقواعد السلوكية التي تنتهجها هيئة الإغاثة الكاثوليكية.

Bid Requirements

Offers that do not meet the following will be automatically rejected regardless of price:

1. Offers must be received before the stated deadline.
2. Offers must include all information requested above.
3.  Unit prices must be provided for all line items. Offers that only include totals will be rejected.
4. Bids that include mistakes in calculations within the Bill of Quantities will be excluded from competition.
5. Bids must be submitted through the email address for receiving bids or through CRS tender box in Khartoum office, Al Taif, SQ23, Res.No.393. Separate bidding offers must be submitted separately. Any missing documents may cause the entire offer to be rejected.
6. Offers must be clean & clear. The vendor should sign and stamp next to handwritten corrections or corrections made with whiteout. 
7. Offers must be complete, signed in a clear date and stamped on all pages.
8. Please note that CRS will sign a long term contract with the selected supplier(iers) based on unit prices, while actual quantities will be determined through purchase orders that will be issued later with awarded vendor(s) per CRS actual needs.[IZ3] 

معلومات ملء  العطاء

سوف يتم رفض أي عطاء لا يلتزم بالشروط أدناه بغض النظر عن السعر:

1. سيتم رفض أي طلب يقدم بعد التاريخ والوقت المحدد لقبول العطاءات.
2. يجب أن تتضمن العروض جميع المعلومات المطلوبة أعلاه.
3. جميع الاسعار يجب ان تكتب لكل بند أو فقرة على حدة، ويتم رفض العطاءات التي تحتوي على الإجمالي فقط. 
4. سيتم استبعاد العطاء الذي يتضمن خطأ في حسابات جداول الكميات
5.  يجب تقديم العروض من خلال البريد الإلكتروني المخصص لاستلام العطاءات او عن طريق صندوق العطاءات بمينى المنظمة بحي الطائف، مربع 23، منزل رقم 393. يجب تقديم عروض المناقصات المنفصلة بشكل منفصل. قد تتسبب أي مستندات مفقودة في رفض العرض بأكمله.
6. العروض يجب أن تكون نظيفة وواضحة، يجب التوقيع والختم في مكان أي تصحيح يدوي أو باستخدام قلم التصحيح الابيض.
7. يجب أن تكون العروض كاملة من جميع الجوانب، موقعة بتاريخ واضح ومختومة على جميع الصفحات
8. يرجى ملاحظة إن العروض التي تكون فقط ضمن 20% أعلى أو أقل من الكلفة التخمينية المقدرة للمشروع سوف تدخل في المنافسة.
9. يرجى ملاحظة أن هيئة الإغاثة الكاثوليكية ستقوم بتوقيع عقد طويل الأمد مع الشركة (ات ) الذي سيتم اختياره (هم) حسب أسعار الوحدة , في حين ان الكميات الفعلية سيتم تحديدها  من خلال طلبات الشراء التي سيتم إصدارها  لاحقا" مع الموردين الذين يتم اختيارهم و حسب الاحتياج الفعلي للهيئة.

Delivery[IZ4]  Instructions:

Complete and  stamped and signed offer can be submitted by email to procurement.sudan@crs.org[AJ5]

1.  as PDF file. Email must indicate the number of tender which is (CRS-RFP-25/2021) or the offer will be excluded. The file should not exceed 15 MBs and the company biography should not exceed 10 pages.

OR

2. Complete and  stamped and signed offer must be delivered in sealed envelope with tender number on it ((CRS-RFP-25/2021) to CRS Sudan office located in Al  Taif, SQ23, House No.393.

تعليمات التسليم:

1. يجب تقديم العطاء الكامل والمختوم و الموقع  عن طريق عنوان البريد الالكتروني  procurement.sudan@crs.org من خلال تقديم الملف المختوم كاملا" بصيغة PDF . يجب ان يذكر البريد الالكتروني المرسل على رقم العطاء وهو (CRS-RFP-25/2021) وإلا سيتم استبعاد العطاء. يجب ان لا يتجاوز حجم المرفق 15 ميجابايت على ان لا تتجاوز السيرة الذاتية للشركة اكثر من 10 صفحات.

1. يجب تقديم العطاء الكامل والمختوم و الموقع  مع كافة الوثائق المطلوبة في  ظرف مغلق يكتب عليه رقم  العطاء  (CRS-RFP-25/2021) ويسلم الى مقر المنظمة في بحى الطائف، مربع 23، منول رقم 393.

Name of Organization

أسم

المنظمة

Name of Person

أسم الشخص

Name of Project أسم المشروع

Project Start Date تاريخ المباشرة بالمشروع

Project duration مدة تنفيذ المشروع

Phone Number رقم الموبايل

Email Address البريد الالكتروني

Company name:

أسم الشركة :

Legal address:

العنوان الثابت:

Telephone Number:

رقم الهاتف:

Email:

عنوان البريد الإلكتروني:

Representative Name

اسم الممثل:

Business Certificate Registration Number:

رقم تسجيل شهادة العمل:

Tax registration Number:

رقم التسجيل الضريبي:

Contract duration :

مدة العقد :

Do you have partnerships with any other companies (such as shared management / staff / office / bank account)?  Do you cooperate with any other companies in preparing offers or providing of goods or services?

هل لديك شراكات مع أي من الشركات الأخرى ( مثل إدارة / الموظفين / المكتب حساب مشترك / البنك) ؟ هل تتعاون مع أي من الشركات الأخرى في إعداد العروض أو توفير السلع أو الخدمات؟

If the answer for previous question is yes, please provide details here including the names of partner companies.

إذا كان الجواب عن السؤال السابق نعم ، يرجى تقديم التفاصيل هنا بما في ذلك أسماء الشركات الشريكة

Other comments:

ملاحظات اخرى:

Experience / references for the related work of experience (Please attached any related contract, purchase order, certificate, etc.) that does not exceed 10 pages. References MUST include contact information. 

يجب ان يحتوي على عناوين الاتصال من مراجع الخبرة

المرجع من الخبرة ( الرجاء ارفاق دليل من الاعمال السابقة ذات الصلة من عقود , اوراق شراء , ورقة اتمام عمل , اخرى )  لا تتجاوز عشرة اوراق.

Signature

التوقيع

Date

التاريخ

RFP Document

[IZ6] [MH7] CRS Sudan is looking for Fuel supply offers for its generators & vehicles as follows:

Both Diesel and Petrol fuel are required.

Diesel for Generators

1. Delivery of Diesel of various volumes up to Monthly  5000 liters to CRS office or staff residences in ELtaef & Reyadh areas.
2. Diesel must be clean and free of any dirt.
3. Flow meter must be used to gauge the actual quantity supplied with a delivery note signed by CRS official staff.
4. Fuel shall be requested in advance and delivery must be completed within 3 working days from the date of request by email or letter signed by the Country Representative.
5. Please quote your price per liter delivered to the location/s mentioned above.
6. Please quote your unit price in USD (The company must have an account for USD in a bank inside Sudan).
7. CRS has the right to refund any unused amount either during or after contract expiration[AJ8] [MH9]

 Diesel & Petrol for Vehicles  

CRS has number of diesel & petrol vehicles and we would like to use the fuel cards in your fuel stations.

1. Please quote price per liter for both diesel & petrol for vehicles.
2. Quotation must be presented in USD.
3. Fuel must be of high quality and free of any dust or foreign objects or additives.
4. The company to state the fuel stations where prepaid cards can be used.
5. The company to provide mechanism of qty received through our cards. Giving CRS access to fuel monitoring system is an advantage.
6. Monthly reconciliation report must be received from the company for CRS to review and match our records.
7. CRS has the right to refund any unused amount either during contract duration or after its expiration.

ورقه العطاء

ترحب منظه الاغتثه الكاثوليكيه بعروض تزويد وقود للمولدات والسيارات جازولين وبنزين كما يلى:

جازولين للمولدات:

1. توفير وتوريد وقود بكميات متفاوته وحتى 5000  شهريا لتر لمكتب المنظمه بالطائف شارع النخيل ولمساكن الموظفين في احياء  الطائف والرياض.
2. يجب ان يكون الوقود نظيفا وخاليا من الاوساخ.
3. يجب استخدام العداد لحساب الكميه المستمله مع مستند واجب التوقيع  بواسطه ممثل المنظمه المعتمد.
4. سيتم طلب الوقود باخطار مدته 3 أيام عمل بواسطه خطاب من المنظمه بتوقيع المدير القطرى او ايميل من المدير الادارى او من يفوضه.
5. نرجو تقديم العطاء على أساس اللتر الواحد شامل التوصيل للاحياء المذكورة.
6. نرجو التقديم بالدولار الأمريكي مع شرط وجود حساب بنكى للشركه في السودان.

7. يحق للمنظمه استرجاع أي مبالغ مدفوعه مقدما اثناء سريان العقد او بعدة.

وقود جازولين وبنزين للسيارات

تمتلك المنظمه عدد من السيارات ونود استخدام كروت صرف الوقود من محطات الخدمه:

1. نرجو تقديم العرض بسعر اللتر الواحد للجازولين والبنزين.
2. يجب ان يكون الوقود بنوعيه ممتازة خالى من الاتربه والشوائب والمضافات.
3. تقديم العرض بالدولار الامريكى.
4. على الشركه ان تحدد محطات الخدمه بواسطه الكروت.

5. على الشركه تقديم طريقه لحساب الكميات المستلمه. إعطاء المنظمه نافذة لنظام صرف الوقود عبر الانرنت له افضليه.
6. يجب ان تقدم الشركه تقرير مخالصه شهريه يتم اعتماده بواسطه المنظمه.
7. يحق للمنظمه استرجاع أي مبالغ مدفوعه مقدما اثناء سريان العقد او بعدة

Fuel Type

Price Per Liter USD.

Comments

Diesel for Generators

Delivery at specified locations in Al Taif and Riyadh Neighbors of Khartoum.

Diesel Oil for Vehicles

Direct supply from fuel stations

Petrol for Vehicles

Direct supply from fuel stations