HOPE is a National NGO working with local communities to promote peace, stability, resilience, sustainable development through activities of Saving Life, Sustainable and Durable Solutions of humanitarian aid, recovery and development, by focusing on main sectors of Peacebuilding & Governance, FSL, WASH, Health & Nutrition, Education, and Protection.

Tender for Provision of Essential and Life Saving Drugs for the mobile clinics– Central Darfur State / Golo

Dear Sirs,.........................................................................

HOPE Organization invites qualified suppliers to submit financial quotations for the supply of medicines in Central Darfur State, with delivery to be made at the organization’s office located at:
Central Jebel Marra Locality / Golo Town – South Market.

Tender Conditions and Requirements

1. Regulatory Compliance and Product Authorization
   • All pharmaceutical products and medicines must comply with applicable Sudanese pharmaceutical regulations and the requirements of the relevant health authorities, including the Ministry of Health.
   • All medicines supplied must be appropriately registered, approved, and authorized for use by the relevant authorities.
2. Supplier Eligibility and Experience
   • Preference will be given to suppliers with proven previous experience in supplying medicines and pharmaceutical products to humanitarian organizations, international organizations, or similar institutions.
   • Medicines must be sourced from licensed pharmaceutical manufacturers or authorized suppliers.
3. Financial Quotation
   • Suppliers must submit a valid, signed, and officially stamped financial quotation or invoice.
   • The quotation must clearly specify the price and relevant details for each item offered.
4. Product Specifications and Packaging
   • All medicines must be supplied in their original manufacturer’s packaging.
   • Each product must have clearly identifiable information, including:
     • Product name;
     • Strength and dosage form;
     • Batch or lot number;
     • Manufacturing date;
     • Expiry date;
     • Storage conditions; and
     • Manufacturer’s information.
   • The expiry date of each item must be clearly stated in the submitted quotation and on the product packaging.
5. Shelf Life Requirements
   • All medicines must have adequate remaining shelf life at the time of delivery.
   • The minimum remaining shelf life shall be One  (1) years from the date of receipt, unless otherwise specified or agreed by the Organization for specific products with a shorter manufacturer-approved shelf life.
6. Cold Chain and Storage Requirements
   • The supplier must have appropriate storage facilities and warehouses, including an effective cold chain system for temperature-sensitive medicines and pharmaceutical products.
   • All products must be stored, transported, and delivered under appropriate conditions in accordance with the manufacturer’s recommended storage requirements.
7. Transportation and Delivery
   • The supplier shall ensure the safe, secure, and appropriate transportation of all medicines to the location specified by the Organization.
   • Temperature-sensitive products must be transported using appropriate temperature-controlled arrangements.
   • Where applicable, temperature monitoring records must be provided upon delivery.
   • The supplier shall be fully responsible for delivery to the specified location.
8. Delivery Period
   • The complete supply of all required medicines must be completed within a maximum period of 15 DAYS  from the date of official notification and contract signing, unless otherwise agreed in writing by the Organization.
9. Quality Assurance and Supporting Documentation
   • The supplier shall provide all relevant quality and regulatory documentation, including product registration certificates, quality certificates, or other applicable documentation upon request.
   • Products with damaged packaging, missing or illegible labels, expired products, inadequate remaining shelf life, evidence of deterioration, or any discrepancy from the approved specifications shall not be accepted.
10. Inspection and Final Acceptance
    • Final acceptance of all pharmaceutical products shall be subject to physical inspection and verification by the Organization’s designated medical focal person.
    • Products shall be inspected against the approved Purchase Order, technical specifications, and delivery documentation.
    • The Organization reserves the right to reject any products that do not comply with the required specifications or quality standards.
11. Payment Terms
    • Payment shall be made on a supply basis.
    • One hundred percent (100%) of the payment shall be made after the complete delivery, inspection, and acceptance of the required items.

12. Right of Selection
    • The Organization reserves the right to select the most suitable offer that fully complies with the required technical specifications, quality standards, and delivery requirements. The Organization shall not be bound to accept the lowest-priced or the highest-priced offer.

Required Documents

• Attach all official government documents.
• Provide valid company registration documents.
• Submit all required medical registrations and approvals.
• Submit valid registrations from the Pharmacy and Poisons authorities.
• Attach all documents that prove the bidder’s eligibility and capacity to carry out the work.
• Quotations that do not include company registration and medical/pharmaceutical registration documents will not be considered.

Deadline for Submission:
Quotations must be submitted no later than 17 September 2026 at 2:00 PM to the HOPE Organization office at the above-mentioned address or via the email address mentioned above.

Submission of Quotations:
Quotations can be submitted to our office in Golo, Central Darfur.
Contact numbers 0120023562 __ 002356927004      
Alternatively, quotations can be submitted in PDF format via email to: hopesudan.kh@gmail.com.
For further inquiries, please contact the Procurement Department    

Contact numbers 0120023522 :  

مناقصة لتوفير الأدوية الأساسية والمنقذة للحياة للعيادات المتنقلة – ولاية وسط دارفور / قولو

السادة المحترمون،

تدعو منظمة HOPE الموردين المؤهلين إلى تقديم عروض مالية لتوريد الأدوية في ولاية وسط دارفور، على أن يتم التسليم إلى مكتب المنظمة الكائن في:

محلية جبل مرة  / مدينة قولو – السوق الجنوبي.

شروط ومتطلبات المناقصة

1. الامتثال للمتطلبات التنظيمية واعتماد المنتجات

• يجب أن تتوافق جميع المنتجات والمستحضرات الدوائية مع اللوائح والقوانين الدوائية المعمول بها في السودان ومتطلبات الجهات الصحية المختصة، بما في ذلك وزارة الصحة.
• يجب أن تكون جميع الأدوية الموردة مسجلة ومعتمدة ومصرحًا باستخدامها من قبل الجهات المختصة.

2. أهلية المورد والخبرة السابقة

• تُمنح الأفضلية للموردين الذين لديهم خبرة سابقة مثبتة في توريد الأدوية والمنتجات الدوائية للمنظمات الإنسانية أو الدولية أو المؤسسات المماثلة.
• يجب أن يتم الحصول على الأدوية من شركات تصنيع دوائي مرخصة أو موردين معتمدين.

3. العرض المالي

• يجب على المورد تقديم عرض مالي أو فاتورة سارية المفعول، موقعة ومختومة رسميًا.
• يجب أن يتضمن العرض المالي الأسعار والتفاصيل ذات الصلة لكل صنف مقدم بشكل واضح.

4. مواصفات المنتجات والتعبئة والتغليف

• يجب توريد جميع الأدوية في عبواتها الأصلية الخاصة بالشركة المصنعة.
• يجب أن تحتوي كل عبوة على معلومات واضحة وقابلة للتعريف، تشمل:
  • اسم المنتج؛
  • التركيز والشكل الدوائي؛
  • رقم التشغيلة أو الدفعة؛
  • تاريخ التصنيع؛
  • تاريخ انتهاء الصلاحية؛
  • ظروف التخزين؛
  • معلومات الشركة المصنعة.
• يجب توضيح تاريخ انتهاء صلاحية كل صنف بشكل واضح في العرض المالي وعلى عبوة المنتج.

5. متطلبات فترة الصلاحية

• يجب أن تتمتع جميع الأدوية بفترة صلاحية متبقية كافية عند تاريخ التسليم.
• يجب ألا تقل فترة الصلاحية المتبقية عن سنة واحدة (1) من تاريخ الاستلام، ما لم يتم تحديد أو الاتفاق على خلاف ذلك من قبل المنظمة بالنسبة لبعض المنتجات ذات مدة الصلاحية المعتمدة من الشركة المصنعة التي تقل عن سنة.

6. متطلبات التخزين وسلسلة التبريد

• يجب أن يمتلك المورد مرافق ومخازن مناسبة للتخزين، بما في ذلك نظام فعال لسلسلة التبريد للأدوية والمنتجات الدوائية الحساسة لدرجات الحرارة.
• يجب تخزين ونقل وتسليم جميع المنتجات في ظروف مناسبة ووفقًا لمتطلبات وتعليمات التخزين الموصى بها من الشركة المصنعة.

7. النقل والتسليم

• يلتزم المورد بضمان النقل الآمن والسليم والمناسب لجميع الأدوية إلى الموقع الذي تحدده المنظمة.
• يجب نقل المنتجات الحساسة لدرجات الحرارة باستخدام وسائل وتجهيزات مناسبة للتحكم في درجة الحرارة.
• عند الاقتضاء، يجب تقديم سجلات مراقبة درجات الحرارة عند التسليم.
• يتحمل المورد المسؤولية الكاملة عن توصيل الأدوية إلى الموقع المحدد.

8. فترة التوريد والتسليم

• يجب إكمال توريد جميع الأدوية المطلوبة خلال فترة لا تتجاوز 15 يوما  من تاريخ الإخطار الرسمي وتوقيع العقد، ما لم يتم الاتفاق كتابيًا على خلاف ذلك من قبل المنظمة.

9. ضمان الجودة والمستندات الداعمة

• يلتزم المورد بتقديم جميع المستندات ذات الصلة بالجودة والمتطلبات التنظيمية، بما في ذلك شهادات تسجيل المنتجات وشهادات الجودة وأي مستندات أخرى ذات صلة عند طلب المنظمة.
• لن يتم قبول المنتجات التي تحتوي على عبوات تالفة، أو ملصقات مفقودة أو غير واضحة، أو المنتجات منتهية الصلاحية، أو التي لا تستوفي الحد الأدنى المطلوب لفترة الصلاحية، أو التي تظهر عليها علامات التلف أو التدهور، أو التي تختلف عن المواصفات المعتمدة.

10. الفحص والقبول النهائي

• يخضع القبول النهائي لجميع المنتجات الدوائية للفحص والتحقق الفعلي من قبل المسؤول الطبي المختص الذي تعينه المنظمة.
• يتم فحص المنتجات ومطابقتها مع أمر الشراء المعتمد والمواصفات الفنية ومستندات التسليم.
• تحتفظ المنظمة بحق رفض أي منتجات لا تتوافق مع المواصفات المطلوبة أو معايير الجودة المعتمدة.

11. شروط الدفع

• يتم الدفع على أساس التوريد الفعلي للأصناف المطلوبة.
• يتم دفع 100% من قيمة التوريد بعد إكمال تسليم الأصناف المطلوبة وفحصها وقبولها.

12. حق المنظمة في اختيار العرض

• تحتفظ المنظمة بالحق في اختيار العرض الأنسب الذي يتوافق بشكل كامل مع المواصفات الفنية المطلوبة ومعايير الجودة ومتطلبات التوريد والتسليم.
• لا تلتزم المنظمة بقبول العرض الأقل سعرًا أو العرض الأعلى سعرًا.

المستندات المطلوبة

• إرفاق جميع المستندات الحكومية الرسمية ذات الصلة.
• تقديم مستندات تسجيل الشركة سارية المفعول.
• تقديم جميع التسجيلات والاعتمادات الطبية المطلوبة.
• تقديم التسجيلات السارية الصادرة من الجهات المختصة بالصيدلة والسموم.
• إرفاق جميع المستندات التي تثبت أهلية مقدم العرض وقدرته على تنفيذ أعمال التوريد.
• لن يتم النظر في عروض الأسعار التي لا تتضمن مستندات تسجيل الشركة ومستندات التسجيل والاعتماد الطبي/الدوائي المطلوبة.

الموعد النهائي لتقديم العروض

يجب تقديم عروض الأسعار في موعد أقصاه 17 سبتمبر 2026، الساعة الثانية ظهرًا (2:00 مساءً)، إلى مكتب منظمة HOPE بالعنوان الموضح أعلاه، أو عبر البريد الإلكتروني المذكور أدناه.

طريقة تقديم عروض الأسعار

يمكن تقديم عروض الأسعار مباشرة إلى مكتب المنظمة في قولو، ولاية وسط دارفور.

أرقام الاتصال:
0120023562 – 002356927004

وبديلًا عن ذلك، يمكن إرسال عروض الأسعار بصيغة PDF عبر البريد الإلكتروني إلى:

hopesudan.kh@gmail.com

للاستفسارات والمعلومات الإضافية، يرجى التواصل مع قسم المشتريات.

رقم الاتصال:

0120023522

Eng: Muosab Khaled

Senior procurement & operation officer