Name of Tender:

Purchasing vegetables seeds for winter season for participants of Al-Fashaga locality -Gadarif state

Note: Subject to Donor approval.

Tender Number CRS-RFQ-GAD-SD 2815-2024 

Opening submission date:

23 October 2024

Deadline Submission date:

06 November /2024 – 04 :00 PM

Please submit your bid to CRS Gadarif office, Elsalamabi area or through email: tenders.sudan@crs.org

اسم العطاء:

شراء بذور الخضروات لموسم الشتاء للمشاركين بمحلية الفشقة - ولاية القضارف

ملحوظة: تنفيذ العطاء يخضع لموافقة الجهة المانحة

رقم العطاء  CRS-RFQ-GAD-SD2815-2024

 تاريخ فتح التقديم:

 23 October 2024

تاريخ انتهاء التقديم

06 November 2024- 4:00  

الرجاء ارسال عرضكم الي مكتب الاغاثة الكاثلوكية القضارف حي السلامابي   اوعن طريق الايميل الالكتروني tenders.sudan@crs.org

Dear Sir / Madam,

CRS-USCCB Sudan Program is looking for traders/businesses/Farmers’ groups/SMEs to provide the items/services shown in Attachment 1 (Scope of Work) at a competitive price and with high quality.  

CRS Requirements

1. Must Be Registered to conduct the business and in compliance with federal government tax regulations in Sudan.
2. Experience in supplying International Organizations, Non-Governmental Organizations, or large private companies in East  Darfur will be an advantage.
3. Must have not declared or be in the process of declaring bankruptcy and have an acceptable track record and uninterrupted business operations for at least 1 year. Supporting documentation will be required to submit.
4. Have not been convicted for an offense concerning professional conduct.
5. Have the capacity, operational personnel, and capital to provide the required services.

6. Must have a proven track record of experience in supplying/ providing similar services to International Organizations, Non-Governmental Organizations including CRS, or large private companies in East Darfur.  
7. This request for proposals does not obligate CRS to perform any contract, nor does it obligate CRS to pay any costs incurred in preparing the proposals.
8. The trader must be engaged in input supply, aggregation, output marketing, transportation of agricultural supplies or provision of post-harvest handling solutions.
9. Must have the capacity to support any of the targeted project Farmer-to-Farmer value chains – groundnuts, sorghum, millet, cowpeas, watermelon, and livestock (goats and sheep), tarpaulins/plastic sheets and storage bags in East Darfur.
10. The financial proposal must be submitted as per the attached Scope of Work (Annex I).  NOTE: The SOW is subject to change based on Donor approval and actual needs on the ground.  
11. Are not in situations of conflict of interest (e.g., with primary relationship to family or business relationship to parties on a tender committee or any person in CRS).
12. CRS retains the right to reject, cancel, negotiate, amend, split and accept any offer, without consideration of the lowest offer. Furthermore, CRS reserves the right to reject all bids, if such action is in the best interest of CRS.
13. This RFQ does not obligate CRS to execute any contract, nor does it commit CRS to paying any costs incurred in the preparation of the bids.
14. This is an invitation to traders/businesses/Farmers’ groups/SMEs  and is not a promise or obligation that CRS will contract with the traders/businesses/Farmers’ groups/SMEs through the submitted offers.
15. Relevant bid committee may request for physical samples of some items during evaluation process of bids.
16. CRS may ask the bidders for additional information at any time during the solicitation process.
17. Due to the high volume of communications, we will not issue confirmation of receipt of bids.
18. Unless otherwise provided in the Schedule, offers may not be submitted for quantities less than those specified. CRS reserves the right to make an award on any item for a quantity less than the

quantity offered, at the unit prices offered, unless the Bidder specifies otherwise in the offer.

19. The banking information should be specific and complete as per the attached Bank Information Sheet (Attachment II).
20. Bidder/Trader is responsible for all resources needed for providing seeds and, on site occurred during this period
21. Payment will be done after completion of total allocated targets for distribution, verification of distribution list, and submission of the completion report.   
22. Late submissions, modifications, revisions, and withdrawals of offers: 
    1. Any offer, modification, revision, or withdrawal of an offer received at the CRS office designated in the solicitation after the exact time specified for receipt of offers is "late" and will not be considered unless otherwise CRS makes any exceptions.
    2. Offers may be withdrawn by written notice received at any time before the exact time set for receipt of offers. An offer may be withdrawn in person by a Bidder or its authorized representative if, before the exact time set for receipt of offers, the identity of the person requesting withdrawal is established and the person signs a receipt for the offer.
23. Those who are having existing and active presence in Gadarif state, are only eligible to apply.

سيدي / سيدتي العزيز(ة)

منظمة الاغاثة الكاثولوكية  في السودان تبحث عن شركات لتوفير  المواد / الخدمات الموضحة في المرفق 1 باسعار منافسة وجودة عالية.

المتطلبات العامة:

1. يجب أن يكون مسجلا لإجراء الأعمال التجارية مع ما يتوافق ولوائح الضرائب الحكومية في السودان .
2. الخبرة في توفير الخدمات للمنظمات الدولية، والمنظمات غير الحكومية، أو الشركات الكبيرة الخاصة ستكون ميزة.

3.متطلبات CRS العامة:

1. يجب ألا يكون قد أعلن عن إفلاسه أو في عملية إعلان الإفلاس ويجب أن يكون لديه سجل حافل وعمليات تشغيل تجارية غير منقطعة لمدة عام على الأقل مطلوب تقديم المستندات الداعمة.

2. يجب أن لا يكون قد أدين بجريمة تتعلق بالسلوك المهني.

3. يجب أن يكون لديه القدرة والموظفين التشغيليين ورأس المال لتقديم الخدمات المطلوبة.

4. يجب أن يكون لديه سجل حافل من الخبرة في توريد/تقديم خدمات مماثلة للمنظمات الدولية، والمنظمات غير الحكومية، أو الشركات الكبيرة الخاصة. سيكون ذلك ميزة إضافية.
5. لا يجوز أن يكونوا في حالات تضارب المصالح (على سبيل المثال، مع العلاقة الرئيسية مع العائلة أو العلاقة التجارية مع الأطراف في لجنة العطاء أو أي شخص في CRS).
6. تحتفظ CRS بالحق في رفض، إلغاء، التفاوض، تعديل، تقسيم، وقبول أي عرض، دون النظر إلى العرض الأدنى. علاوة على ذلك، تحتفظ CRS بحق رفض أي وجميع العروض إذا كانت هذه الإجراءات تعتبر في مصلحة CRS.

7. هذا الطلب للعروض لا يلزم CRS بتنفيذ أي عقد، ولا يلزم CRS بدفع أي تكاليف تكبدت في إعداد العروض.

8. هذه دعوة للموردين وليست وعدًا أو التزامًا من CRS بتعاقد مع الموردين من خلال العروض المقدمة.

9. قد يطلب اللجنة المختصة طلب عينات فعلية من بعض العناصر أثناء عملية تقييم العروض.
10. قد يطلب CRS من المقدمين للعروض تقديم معلومات إضافية في أي وقت خلال عملية الطلب.
11. نظرًا لارتفاع حجم التواصل، لن نصدر تأكيداً بتلقي العروض.

12. يجب أن يقدم المقاول خطة العمل مع حزمة العطاء.

13. يرجى مراجعة الرسم المرفق. ملحوظة: قد يتغير الرسم بناءً على موافقة الجهة المانحة.

14. يجب أن تكون معلومات البنك واضحة ومحددة وفقا" للمرفقات

.

 15. نظرًا للحجم الكبير من الاتصالات، فلن نقوم بإصدار تأكيد استلام العطاءات.لى خلاف ذلك في الجدول، لا يجوز تقديم العروض لكميات أقل من تلك المحددة. تحتفظ CRS بالحق في منح أي بند لكمية أقل من الكمية المعروضة، بأسعار الوحدة المعروضة، ما لم يحدد مقدم العرض خلاف ذلك في العرض.

16. يجب أن تكون المعلومات المصرفية محددة وكاملة وفقًا لورقة معلومات البنك المرفقة (الملحق الثاني).

17. مقدم العرض/التاجر مسؤول عن جميع الموارد اللازمة لتوفير البذور، وفي الموقع حدث ذلك خلال هذه الفترة

18. سيتم الدفع بعد اكتمال الأهداف المخصصة الإجمالية للتوزيع، والتحقق من قائمة التوزيع، وتقديم تقرير الإنجاز.

19. التأخير في تقديم العروض والتعديلات والمراجعة وسحبها:

1. 1. أ. أي عرض أو تعديل أو مراجعة أو سحب لعرض تم استلامه في مكتب CRS المحدد في الطلب بعد الوقت المحدد بالضبط لتلقي العروض "متأخر" ولن يتم النظر فيه ما لم تضع CRS أي استثناءات بخلاف ذلك.
   2. ب. يجوز سحب العروض بإشعار كتابي يتم استلامه في أي وقت قبل الموعد المحدد لاستلام العروض. يجوز سحب العرض شخصيًا من قبل مقدم العرض أو ممثله المفوض إذا تم تحديد هوية الشخص الذي يطلب الانسحاب وتوقيعه على إيصال بالعرض قبل الموعد المحدد لاستلام العروض.

20. أولئك الذين لديهم تواجد قائم وفعال في ولاية القضارف هم المؤهلون للتقدم فقط.

Payment Terms

1. Quotation should remain valid for a period of at least ninety (90) days from the submission closing date.
2. Payment shall be made via bank transfer preferably through BANKAK Account or bank cheque or wire transfer.
3. All payments will be made in USD
4. Payment is processed between 20-30 working days from the date of receiving the correct and accepted invoice.
5. Payment shall be made upon verification and acceptance of services according to contract Purchase order. Signed Service Completion Form shall be attached to the final invoice.

شروط الدفع

1. يجب أن يظل العرض ساريًا لمدة تصل إلى تسعين (90) يومًا من تاريخ إغلاق التقديم.

2. يتم إجراء الدفع عبر شيك بنكي ؛  تحويل بنكي او حساب بنكك (بنك ألخرطوم).
3. سيتم معالجة الدفع في غضون  20-30  يوم عمل من تاريخ استلام الفاتورة الصحيحة والمقبولة.
4. يتم إجراء الدفع بعد التحقق وقبول الخدمات وفقًا لشروط أمر الشراء في العقد. يجب أن يتم إرفاق نموذج استكمال الخدمة الموقع مع الفاتورة.

Acceptance of Payment Terms 

Do you accept the above payment terms? 

• Yes 
• No 

الموافقة على شروط الدفع: 

هل توافق على شروط الدفع اعلاه: 

• اوافق  
• لا اوافق  

Requested Information 

The submission must include: 

• Full legal address and contact details of the company 
• Name of company’s official owner and valid copy of his/her ID &/or passport.    
• Copy of company valid registration certificate.  No expired registration certificate will be accepted.  
• Copy of Tax Registration Certificate if any. 
• Reference from previous similar business experience with reference contact information.  
• Business Profile if available.  
• Bank account information as per the CRS template as attached (Annex V) 
• Price list of commodities & other items as per the SOW.

• The trader must read, sign & stamp the Attachment (2) related to CRS SUPPLIER CODE OF CONDUCT 

يجب تقديم ما يلي:     

 يجب ان يتضمن التقديم ما يلي :                   

• العنوان الكامل الصحيح وعنوان الاتصال للشركة 
• اسم صاحب الشركة الرسمي مع  نسخة من البطاقة القومية او جواز السفر. 
• صورة عن شهادة تسجيل الشركة 
• صورة عن شهادة التسجيل الضريبي  
• المرجع من الخبرة في الاعمال السابقة المماثلة و معلومات الاتصال للمرجع 

 ملف تعريف الشركة التجاري. 

• ملف المهندس المسؤول عن الفريق الذي سيقوم بالأعمال. 
• النظام الأساسي/لوائح الشركة. 
• البيانات المالية للشركة المدققة للسنوات الثلاث الماضية. 
• كشف حساب البنك للستة أشهر الماضية. 
• دليل على أن المقدم للعطاء لديه موارد مالية كافية، بما في ذلك خطاب ائتمان إن وجد. أو 
• تقديم رسالة بنكية رسمية تشهد على الأهلية المالية والاستقرار المالي للمقدم  للعرض. 
  • تفاصيل معلومات الحساب المصرفي اذا امكن. 
  • يجب على المقاول قراءة و توقيع و ختم الملحق(2) و الخاص بالقواعد السلوكية التي تنتهجها هيئة الإغاثة الكاثوليكية. 

Bid Requirements

Offers that do not meet the following will be automatically rejected regardless of price:

1. Offers must be received before the stated deadline.
2. Offers must include all information requested above.
3.  Unit prices must be provided for all items mentioned in the SOW. Offers that only include totals will be rejected.
4. The pricing of each item shall be in USD and the payment will be made in USD to the respective bank account.
5. Bids must be submitted through either 1) Email address for the bid)tenders.sudan@crs.org(  or 2) CRS Gadarif office Tender Box for receiving bids.
6. Offers must be clean & clear. The bidder should sign and stamp next to handwritten corrections or corrections made with whiteout. 
7. Offers must be complete from all sides, signed, dated, and stamped on all pages.

معلومات ملء  العطاء

سوف يتم رفض أي عطاء لا يلتزم بالشروط أدناه بغض النظر عن السعر:

1. سيتم رفض أي طلب يقدم بعد التاريخ والوقت المحدد لقبول العطاءات.
2. يجب أن تتضمن العروض جميع المعلومات المطلوبة أعلاه.
3. جميع الاسعار يجب ان تكتب لكل بند أو فقرة على حدة، ويتم رفض العطاءات التي تحتوي على الإجمالي فقط. 
4. يجب ان يكون تسعير البنود بالدولار الامريكي على ان يتم الدفع بالدولار للمقاول في حالة امتلاكه حساب دولار أو بالجنيه السوداني بما يقابل سعر الصرف اليومي لدى المنظمة في فترة التقديم للصرفية في حالة عدم توفر حساب بنكي بالدولار للمقاول.
5. سيتم استبعاد العطاء الذي يتضمن خطأ في حسابات جداول الكميات
6.  يجب تقديم العروض في مكتب المنظمة في القضارف او عن طريق الايمل tenders.sudan@crs.org . يجب تقديم عروض المناقصات المنفصلة بشكل منفصل. قد تتسبب أي مستندات مفقودة في رفض العرض.
7. يجب تقديم عروض الطلبات المنفصلة بشكل منفصل. قد يؤدي عدم توفر أي وثائق إلى    رفض العرض بأكمله.
8. العروض يجب أن تكون نظيفة وواضحة، يجب التوقيع والختم في مكان أي تصحيح يدوي أو باستخدام قلم التصحيح الابيض.

 يجب أن تكون العروض كاملة من جميع الجوانب، موقعة بتاريخ واضح ومختومة على جميع الصفحات.

9. يرجى ملاحظة أن هيئة الإغاثة الكاثوليكية ستقوم بتوقيع عقد طويل الأمد مع الشركة (ات ) الذي سيتم اختياره (هم) حسب أسعار الوحدة , في حين ان الكميات الفعلية سيتم تحديدها  من خلال طلبات الشراء التي سيتم إصدارها  لاحقا" مع الموردين الذين يتم اختيارهم و حسب الاحتياج الفعلي للهيئة.
10.  

Delivery Instructions:

Complete and stamped and signed offer can be submitted directly to CRS Gadarif office salamabi Area near Almustashar supermarket or through email: tenders.sudan@crs.org

1. Complete and stamped and signed offer must be delivered in sealed envelope with tender number on it (CRS-RFQ-GAD-SD2815-2024) 

2. Delivery to CRS Sudan office located in Gadarif Al salamabi Area building No: 108 Near Almustashar supermarket 

  تعليمات التسليم:

يجب تقديم العطاء الكامل في ظرف مغلق و مختوم  في صندوق العطاءات  في مكتب القضارف حي السلامابي جوار سوبرماركت المستشاراو عن طريق الايميل الالكتروني

 tenders.sudan@crs.org

1. يجب ان لا تتجاوز السيرة الذاتية للشركة اكثر من 10 صفحات.

2. يجب تقديم العطاء الكامل والمختوم و الموقع  مع كافة الوثائق المطلوبة في  ظرف مغلق يكتب عليه رقم العطا (CRS-RFQ-GAD-SD2815-2024)

3. ويسلم الى مقر المنظمة في ولابة القضارف مدينة - القضارف حي السلامابي منزل رقم 108 جوار   سوبرماركت المستشار   

Name of Organization

أسم

المنظمة

Name of Person

أسم الشخص

Name of Project أسم المشروع

Project Start Date تاريخ المباشرة بالمشروع

Project duration مدة تنفيذ المشروع

Phone Number رقم الموبايل

Email Address البريد الالكتروني

Name of the business/company/Farmer Organization:

أسم الشركة :

Legal address:

العنوان الثابت:

Telephone Number:

رقم الهاتف:

Email:

عنوان البريد الإلكتروني:

Representative Name and Title

اسم الممثل:

Business Certificate Registration Number:

رقم تسجيل شهادة العمل:

Tax registration Number if any:

رقم التسجيل الضريبي:

Contract duration:

مدة العقد :

Bank details (as per the Attached Bank Details sheet- Annex II):

Bank account name:

• Bank number

• Branch:

تفاصيل الحساب:

 اسم الحساب

• رقم الحساب

• الفرع

Do you have partnerships with any other companies/farmer groups/SMEs (such as shared management / staff / office / bank account)?  Do you cooperate with any other companies in preparing offers or providing of goods or services?

هل لديك شراكات مع أي من الشركات الأخرى ( مثل إدارة / الموظفين / المكتب حساب مشترك / البنك) ؟ هل تتعاون مع أي من الشركات الأخرى في إعداد العروض أو توفير السلع أو الخدمات؟

If the answer for previous question is yes, please provide details here including the names of partner companies.

إذا كان الجواب عن السؤال السابق نعم ، يرجى تقديم التفاصيل هنا بما في ذلك أسماء الشركات الشريكة

Other comments:

ملاحظات اخرى:

Experience / references for the related work of experience (Please attached any related contract, purchase order, certificate, etc.). References MUST include contact information. 

يجب ان يحتوي على عناوين الاتصال من مراجع الخبرة

المرجع من الخبرة ( الرجاء ارفاق دليل من الاعمال السابقة ذات الصلة من عقود , اوراق شراء , ورقة اتمام عمل , اخرى )  لا تتجاوز عشرة اوراق.

Signature

التوقيع

Date

التاريخ