We work with organizations around the world to help poor and vulnerable people overcome emergencies, earn a living through agriculture and access affordable health care.

Bid No: CRS-RFQ-EGN-1-2024

City: Khartoum

Deadline: 31 March 2024

Description:

Name of Tender :

Supply & Delivery for Renting vehicles (Land cruiser, 4-wheel drive) with high quality) for CRS staff supervision visits to projects site in El Genina Locality, Mornei Admin unit, Habila, Forbaranga and Beida Localities for (HEALTH, NUTRITION, WASH, FSL and peace building activities) for 12 months start from 1^st April 2024 to 31 Marh 2025.

Tender Number: CRS-RFQ-EGN-1-2024

Deadline Submission date: 31/3/2024

Please submit your bid to this email only. tenders.sudan@crs.org

For further information please contact :

procurement.sudan@crs.org

اسم العطاء: لإيجار عدد عربة لاندكروزردفع رباعي لانشطة المنظمة و الموظفين لفترة 12 شهور من ( )

رقم العطاء: CRS-RFQ-EGN-1-2024

تاريخ فتح العطاء: -

تاريخ انتهاء التقديم / 31/3/2024بعد الظهر12 :00

الرجاء ارسال عرضكم فقط على العنوان tenders.sudan@crs.org

لمزيد من المعلومات يرجى التواصل مع:

procurement.sudan@crs.org

Dear Sir / Madam,

CRS Sudan is looking for Fuel supply companies to provide the items/services shown in Attachment 1 at a competitive price and with high quality.

General Requirements

1. Must be registered to conduct business and in compliance with federal government tax regulations in Sudan.

2. Expérience supplying International Organizations, Non-Governmental Organizations, or large private companies will be an advantage.

4. CRS retains the right to reject, cancel, negotiate, amend, split and accept any offer, without consideration of the lowest offer.

5. This is an invitation to vendors and is not a promise or obligation that CRS will contract with suppliers through the submitted offers.

6. Relevant bid committee may request for physical samples of some items during evaluation process of bids.

سيدي / سيدتي العزيز(ة)

هيئة الإغاثة الكاثوليكية برامج السودان تبحث عن شركات من المهتمين بتوفير المواد/ الخدمات المشار إليها أدناه في الملحق رقم 1 بأسعار منافسة وبجودة عالية.

متطلبات عامة:

1 . يجب أن يكون مسجلا لإجراء الأعمال التجارية مع ما يتوافق ولوائح الضرائب الحكومية في السودان .

3 . الخبرة في تزويد المنظمات الدولية، المنظمات الغير حكومية، أو الشركات الكبيرة الخاصة ستكون ميزة.

4 . تحتفظ هيئة الاغاثة الكاثوليكية بالحق في رفض، إلغاء، التفاوض، تعديل، تجزئة وقبول أي عرض، دون النظر الى أدنى عرض. .

5. هذه دعوة للموردين وليس وعد أو التزام من هيئة الإغاثة الكاثوليكية للتعاقد مع الموردين من خلال العروض المقدمة

6. قد تقوم لجنة الإحالة المعنية بطلب نماذج عينية لبعض المواد اثناء عملية تقييم العروض.

Payment Terms

Quotation should remain valid for a period of at least ninety (90) days from the submission closing date.
Payment shall be made via bank cheque or wire transfer within 15 working days from the date of receiving the correct invoice.
Payment shall be made upon verification and acceptance of services according to contract Purchase order

شروط الدفع

يجب ان يكون العرض نافذ لمدة لا تقل عن تسعين (90) يوما من تاريخ إغلاق العطاء
سوف يتم الدفع شهريا عن طريق شيك او التحويل البنكى خلال خمسة عشر يوم عمل من تاريخ استلام الفاتورة الصحيحة.
سيتم دفع المبلغ بعد التحقق والموافقة على الخدمات وفقا للعقد او امر الشراء.

Acceptance of Payment Terms

Do you accept the above payment terms?

Yes
No

الموافقة على شروط الدفع:

هل توافق على شروط الدفع اعلاه:

اوافق
لا اوافق

Requested Information

The submission must include:

Full legal address and contact details of the company
Name of company’s official owner and copy of his/her ID & passport (if available)
Copy of company registration certificate
Copy of Tax Registration Certificate
Reference from previous similar business experience with reference contact information.
Bank account information.
The vendor must read, sign & stamp the Attachment (2) related to CRS SUPPLIER CODE OF CONDUCT

يجب تقديم ما يلي:

يجب ان يتضمن التقديم ما يلي :

العنوان الكامل الصحيح وعنوان الاتصال للشركة
اسم صاحب الشركة الرسمي مع نسخة من البطاقة القومية او جواز السفر.
صورة عن شهادة تسجيل الشركة
صورة عن شهادة التسجيل الضريبي
المرجع من الخبرة في الاعمال السابقة المماثلة و معلومات الاتصال للمرجع
تفاصيل معلومات الحساب المصرفي
يجب على المقاول قراءة و توقيع و ختم الملحق(2) و الخاص بالقواعد السلوكية التي تنتهجها هيئة الإغاثة الكاثوليكية.

Bid Requirements

Offers that do not meet the following will be automatically rejected regardless of price:

Offers must be received before the stated deadline.
Offers must include all information requested above.
Unit prices must be provided for all line items. Offers that only include totals will be rejected.
Bids that include mistakes in calculations within the Bill of Quantities will be excluded from competition.
Bids must be submitted through the email address for receiving bids or through CRS tender box in Khartoum office, Al Taif, SQ23, Res.No.593. Separate bidding offers must be submitted separately. Any missing documents may cause the entire offer to be rejected. Offers can also be submitted in CRS Geneina Office.
Offers must be clean & clear. The vendor should sign and stamp next to handwritten corrections or corrections made with whiteout.
Offers must be complete, signed in a clear date and stamped on all pages.
Please note that CRS will sign a long term contract with the selected supplier(iers) based on unit prices, while actual trips will be determined through purchase orders that will be issued later with awarded vendor(s) per CRS actual needs.

معلومات ملء العطاء

سوف يتم رفض أي عطاء لا يلتزم بالشروط أدناه بغض النظر عن السعر:

سيتم رفض أي طلب يقدم بعد التاريخ والوقت المحدد لقبول العطاءات.
يجب أن تتضمن العروض جميع المعلومات المطلوبة أعلاه.
جميع الاسعار يجب ان تكتب لكل بند أو فقرة على حدة، ويتم رفض العطاءات التي تحتوي على الإجمالي فقط.
سيتم استبعاد العطاء الذي يتضمن خطأ في حسابات جداول الكميات
يجب تقديم العروض من خلال البريد الإلكتروني or HAND المخصص لاستلام العطاءات او عن طريق صندوق العطاءات بمينى المنظمة بحي الطائف، مربع 23، منزل رقم 593. يجب تقديم عروض المناقصات المنفصلة بشكل منفصل. قد تتسبب أي مستندات مفقودة في رفض العرض بأكمله. بالإمكان تقديم العطاءات بمكتب المنظمه في Geneina .
العروض يجب أن تكون نظيفة وواضحة، يجب التوقيع والختم في مكان أي تصحيح يدوي أو باستخدام قلم التصحيح الابيض.
يجب أن تكون العروض كاملة من جميع الجوانب، موقعة بتاريخ واضح ومختومة على جميع الصفحات
يرجى ملاحظة إن العروض التي تكون فقط ضمن 20% أعلى أو أقل من الكلفة التخمينية المقدرة للمشروع سوف تدخل في المنافسة.
يرجى ملاحظة أن هيئة الإغاثة الكاثوليكية ستقوم بتوقيع عقد طويل الأمد مع الشركة (ات ) الذي سيتم اختياره (هم) حسب أسعار الوحدة , في حين ان الكميات الفعلية سيتم تحديدها من خلال طلبات الشراء التي سيتم إصدارها لاحقا" مع الموردين الذين يتم اختيارهم و حسب الاحتياج الفعلي للهيئة.

Delivery Instructions:

Complete and stamped and signed offer can be submitted by email to tenders.sudan@crs.org

as PDF file. Email must indicate the number of tender which is (CRS-RFQ-) or the offer will be excluded. The file should not exceed 15 MBs and the company biography should not exceed 10 pages.

OR

Complete and stamped and signed offer must be delivered in sealed envelope with tender number on it (CRS-RFQ-EGN-1-2024-) to CRS Sudan office located in, Geneina

تعليمات التسليم:

يجب تقديم العطاء الكامل والمختوم و الموقع عن طريق عنوان البريد الالكتروني tenders.sudan@crs.org

من خلال تقديم الملف المختوم كاملا" بصيغة PDF . يجب ان يذكر البريد الالكتروني المرسل على رقم العطاء وهو ) CRS-RFQ) وإلا سيتم استبعاد العطاء. يجب ان لا يتجاوز حجم المرفق 15 ميجابايت على ان لا تتجاوز السيرة الذاتية للشركة اكثر من 10 صفحات.

يجب تقديم العطاء الكامل والمختوم و الموقع مع كافة الوثائق المطلوبة في ظرف مغلق يكتب عليه رقم العطاء CRS-RFQ-EGN-1-2024) ويسلم الى بالإمكان تقديم العطاءات بمكتب المنظمه في مدينه Geneina

Past Experience Reference List

قائمة مراجع الاعمال السابقة

Name of Organization أسم المنظمة	Name of Person أسم الشخص	Name of Project أسم المشروع	Project Start Date تاريخ المباشرة بالمشروع	Project duration مدة تنفيذ المشروع	Phone Number رقم الموبايل	Email Address البريد الالكتروني

Company name:

أسم الشركة :

Legal address:

العنوان الثابت:

Telephone Number:

رقم الهاتف:

Email:

عنوان البريد الإلكتروني:

Representative Name

اسم الممثل:

Business Certificate Registration Number:

رقم تسجيل شهادة العمل:

Tax registration Number:

رقم التسجيل الضريبي:

Contract duration :

مدة العقد :

Do you have partnerships with any other companies (such as shared management / staff / office / bank account)? Do you cooperate with any other companies in preparing offers or providing of goods or services?

هل لديك شراكات مع أي من الشركات الأخرى ( مثل إدارة / الموظفين / المكتب حساب مشترك / البنك) ؟ هل تتعاون مع أي من الشركات الأخرى في إعداد العروض أو توفير السلع أو الخدمات؟

If the answer for previous question is yes, please provide details here including the names of partner companies.

إذا كان الجواب عن السؤال السابق نعم ، يرجى تقديم التفاصيل هنا بما في ذلك أسماء الشركات الشريكة

Other comments:

ملاحظات اخرى:

Experience / references for the related work of experience (Please attached any related contract, purchase order, certificate, etc.) that does not exceed 10 pages. References MUST include contact information.

يجب ان يحتوي على عناوين الاتصال من مراجع الخبرة

المرجع من الخبرة ( الرجاء ارفاق دليل من الاعمال السابقة ذات الصلة من عقود , اوراق شراء , ورقة اتمام عمل , اخرى ) لا تتجاوز عشرة اوراق.

Signature

التوقيع

Date

التاريخ

Attachment (1) – SOW & BOQ

الملحق (1) – نطاق العمل و جدول الاسعار

Renting vehicle (Land cruiser and Toyota doublecab 4 wheel drive) with high quality for CRS staff supervision, and follow up visits to project site in El Genina Locality, Mornei Admin unit, Habila, Forbaranga and Beida Localities for (HEALTH, NUTRITION, WASH, FSL and peace building activities) for 12 months start from 1^st April 2024 to 31 March 2025.
S/N	Destination ( English)	Destination (Arabic)	Unit	Quantity (Days)	Amount
1	Geneina - Habila	الجنينة - هبيلا	Day	240
2	Geneina - Habila Day Trip	الجنينة - هبيلا رحلة ليوم واحد فقط	Day	240
3	Geneina - Mornei	الجنينة - مورني	Day	240
4	Geneina - Forbranga	الجنينة - فوربرنقا	Day	240
5	Geneina - Zalingei	الجنينة - زالنجي	Day	240
6	Geneina - Sirba	الجنينة - سربا	Day	240
7	Geneina -Kondobi	الجنينة-كندوبي	Day	240
8	Geneina -Abusorouj	الجنينة-ابوسروج	Day	240
9	Geneina - BeerSaliba	الجنينة-بئرسليبة	Day	240
10	Geneina - Beida	الجنينة - بيضة	Day	240
11	Geneina - Tarbiba	الجنينة - تربيبا	Day	240
12	Geneina - Mastri	الجنينة - مستري	Day	240
13	Geneina - Gargar village.	الجنينة - قرقار	Day	240
14	Geneina - Zaina village.	الجنينة - زيينا	Day	240
15	Geneina - Adekong village.	الجنينة - أديكونق	Day	240
16	Geneina - Taldantee village.	الجنينة - تندلتي	Day	240
17	Geneina - Gyroub village.	الجنينة - قيروب (	Day	240
18	Geneina - Korti village.	الجنينة - كورتي	Day	240
19	Geneina - Halat Zaghwa village.	الجنينة - حلة زغاوة	Day	240
20	Geneina - Alghamair village	الجنينة - القماير	Day	240
21	Geneina - Rejelkubry	الجنينة - رجل الكبرى	Day	240
22	Geneina - Dorti	الجنينة - دورتي	Day	240
23	Geneina - Hajar-Shaeira	الجنينة - حجر الشعيرة	Day	240
24	Geneina - Habila Kanary	الجنينة - هبيلا كناري	Day	240
25	Geneina - Hashaba	الجنينة - هشابا	Day	240
26	Geneina - Motokongi	الجنينة - موتوكونجي	Day	240
27	Geneina - Haraza	الجنينة - حرازا	Day	240
28	Geneina - Um ashosh	الجنينة - أم عشوش	Day	240
29	Geneina - Kangiltory	الجنينة - كانقيلتوري	Day	240
30	Geneina - Helat Salih	ألجنينة - حلة صالح	Day	240
31	Geneina - Kanjal-Tori	الجنينة - كانجال توري	Day	240
32	Geneina - Majmary	الجنينة - مجمري	Day	240
33	Geneina - Sisi	الجنينة - سي سي	Day	240
34	Geneina - Noury	الجنينة - نوري	Day	240
35	Inside Mornei	داخل - مورني	Day	240
36	Mornei - Hashaba	مورني - هشابا	Day	240
37	Mornei - Motokongi	مورني - موتوكونجي	Day	240
38	Mornei - Haraza	مورني - حرازا	Day	240
39	Mornei - Um ashosh	مورني - أم عشوش	Day	240
40	Mornei - Kangiltory	مورني - كانقيلتوري	Day	240
41	Mornei - Helat Salih	مورني - حلة صالح	Day	240
42	Mornei - Kanjal-Tori	مورني - كانجال توري	Day	240
43	Mornei - Majmary	مورني - مجمري	Day	240
44	Mornei - Sisi	مورني - سي سي	Day	240
45	Mornei - Noury	مورني - نوري	Day	240
46	Inside Habila	داخل - هبيلا	Day	240
47	Habila - Au Dahia	هبيلا - أبوضحية	Day	240
48	Habila - Deliso	هبيلا - ديليسو	Day	240
49	Habila - Um Dabook	هبيلا - أم دابوك	Day	240
50	Habila - Gloloka	هبيلا - قلولوكا	Day	240
51	Habila - Lolangi	هبيلا - لولانقي	Day	240
52	Habila - Sawani	هبيلا - سواني	Day	240
53	Habila - Shakam Shakam	هبيلا - شكام شكام	Day	240
54	Habila - Gobei	هبيلا - قوبي	Day	240
55	Habila - Eyor	هبيلا - إيور	Day	240
56	Habila - Mangarsa	هبيلا - منقرسا	Day	240
57	Habila - Furbranga	هبيلا - فوربرنقا	Day	240
58	Inside Forbranga	داخل - فوربرنقا	Day	240
59	Forbranga - Kajabgol	فوربرنقا - كجابقول	Day	240
60	Forbranga - Dasa	فوربرنقا - داسا	Day	240
61	Forbranga - Gemeiza Babiker	فوربرنقا - جميزة بابكر	Day	240
62	Forbranga - Tandosa	فوربرنقا - تندوسا	Day	240
63	Forbranga - Jarako	فوربرنقا - جركو	Day	240
64	Forbranga - Keino	فوربرنقا - كينيو	Day	240
65	Beida - Arara	بيضة - أرارا	Day	240
66	Beida - Kango Haraza	بيضة - كنقو حرازا	Day	240
67	Habila - Beida	بيضة - هبيلا	Day	240

Important Notes

ملاحظات مهمة

CRS required from the awarded company to provide maximum 8 cars per day to cover the above-mentioned rules.

قد تطلب المنظمة من الشركة أو الافراد التي سيتم التعاقد معهم عدد 8 سيارات باليوم للعمل بالمكتب. Geneina لانشطة المنظمة

The contractor should be able to provide all required approvals for the cars & drivers from local authorities

تكون الشركة/ المالك مسؤولة عن توفير الموافقات المطلوبة للسيارات و السائقين من السلطات المحلية

In case if the driver did not commit to CRS procedures & policies, then the contractor must replace him within 24 hours.

في حالة عدم التزام السائق بإجراءات وسياسات المنظمة يتعين على الشركة أو صاحب العربة استبداله خلال 24 ساعة.

General Condition: شروط عامة

Lease Period: One year (12) Months فترة الإيجار: سنة (12)شهر
Working hours: Normally hours per day: Min 8, Max 12 hrs.

ساعات العمل: ساعات العمل العادية في اليوم: الحد الأدنى 8، الحد الأعلى 12 ساعة

Working days: Sunday – Thursday. Additional working days may be requested and charged according to the agreed price on the contract.

أيام العمل: من الأحد إلي الخميس. قد يطلب أيام عمل إضافية و يتم احتسابها وفقا للسعر المتفق عليه في العقد

Driving: Each Vehicle with an experienced driver with valid general drive license.

القيادة: كل عربة مع سائق من ذوي الخبرة يملك رخصة عامة سارية المفعول

Driver: Must has clean driving record & and has never been convicted of any crime by a court.

السائق: يجب أن يكون سجل السائق نظيفا ولم يسبق له أن أدين بأي جريمة من قبل المحكمة

valid vehicle license يجب ان يكون ترخيص العربة سارية المفعول
well air-conditioned vehicle يجب أن يكون السيارة مكيفة
Vehicle machine must be in standard excellent condition.

يجب أن تكون ماكينة العربة في حالة ممتازة

Valid Vehicle comprehensive insurance. تأمين شامل للعربة سارية المفعول
Vehicle good condition from inside (seats and floor).

يجب ان تكون العربة جيدة من الداخل (المقاعد والأرضيات)

The vehicle interior and exterior paint should be excellent with no broken glass or any other type of damage.

يجب أن تكون طلاء العربة الداخلية والطلاء الخارجي ممتازة مع عدم وجود كسر في الزجاج أو أي نوع آخر من الضرر

A spare tire to be available along with all required tools.

يجب أن يكون مع العربة إطار إحتياطي (اللستك الإسبير) بالإضافة للأدوات الأخرى المطلوبة

A fire extinguisher should be available. يجب أن يكون في العربة طفاية حريق
All Seat belts must be good to us. يجب أن تكون جميع أحزمة الأمان جيدة بالنسبة لنا

Other conditions شروط أخرى

Vehicle lease is including fueling and full maintenance including preventive.

وقود العربة المؤجرة وصيانتها بما فيها الصيانة الوقاية علي صاحب العربة

Request for quotations should be taken from CRS Sudan website – Geneina or Port Sudan Office during working hours.

يجب أن يتم أخذ طلب عروض الأسعار من مكتب منظمة خدمات الإغاثة الكاثوليكية Geneina الخرطوم خلال ساعات العمل او من الموقع الالكتروني للعطاءات السودان اي زمن

Submission of bids تقديم العطاءات :

All bids should be submitted through sealed envelopes must be delivered to CRS Port Sudan & Geneina office.

يجب وضع العطاءات في مظاريف مغلقة مكتوب عليها عطاء إيجار – Geneina الطلب - ووضعها في صندوق العطاءات في مكتب المنظمة الخرطوم – Geneina

Closing Date

CRS – Sudan Progr am منظمة خدمات الاغاثة الكاثوليكية - برنامج السودان

Supply Chain

Documents:

   - CRS West Darfur Operation Areas Feb 2024.xlsx
   - Scope of Work of Vechile Rental template (1).docx
   - RFQ for WD.docx
   - Supplier Code of Conduct.docx