Name of Tender :

Rehabilitation and Upgrading of Hand-Dug Well to Water Yard in (Jokosti village-Central Jebel Mara Locality-Central Darfur State)

Tender Number: RFQ-CD-SD400003-2024

Opening Date : 12^th  of March 2024

Deadline Submission date:

18/March. /2024 – 12 :00 PM

Please submit your bid to this email only.

 Please submit your bid to CRS Zalingei tender box or through email: tenders.sudan@crs.org

اسم العطاء:

إعادة تأهيل وتحديث بئر محفورة يدويا و ترفيعها إلى محطة مياه في (قرية جوكوستي – محلية وسط جبل مرة - ولاية وسط دارفور)

رقم العطاء: RFQ-CD-SD400003-2024

تاريخ بدء العطاء  :    12مارس  2024

تاريخ انتهاء التقديم:18 مارس /2024– 12:00 بعد الظهر

الرجاء ارسال عرضكم الي مكتب الاغاثة الكاثلوكية  مكتب بزالنجي  وعن طريق الايميل الالكتروني tenders.sudan@crs.org

Dear Sir / Madam,

CRS Sudan is looking for companies to provide the items/services shown in Attachment 1 at a competitive price and with high quality.

General Requirements

1.  Must Be Registered to conduct the business and in compliance with federal governments tax regulations in Susan.

2.     Experience supplying International Organizations, Non-Governmental Organizations, or large private companies will be an advantage. 

4.   CRS retains the right to reject, cancel, negotiate, amend, split and accept any offer, without consideration of the lowest offer.

5.     This is an invitation to vendors and is not a promise or obligation that CRS will contract with suppliers through the submitted offers.

6.   Relevant bid committee may request for physical samples of some items during evaluation process of bids.

سيدي / سيدتي العزيز(ة)

هيئة الإغاثة الكاثوليكية  برامج السودان تبحث عن شركات من المهتمين بتوفير المواد/ الخدمات  المشار إليها أدناه في الملحق رقم 1 بأسعار منافسة وبجودة عالية.

متطلبات عامة:

1 . يجب أن يكون مسجلا لإجراء الأعمال التجارية مع ما يتوافق  ولوائح الضرائب الحكومية في السودان .

3 . الخبرة في تزويد المنظمات الدولية، المنظمات الغير حكومية، أو  الشركات الكبيرة الخاصة ستكون ميزة.

4 . تحتفظ هيئة الاغاثة الكاثوليكية بالحق في رفض، إلغاء، التفاوض، تعديل، تجزئة وقبول أي عرض، دون النظر الى أدنى عرض. .

5. هذه دعوة للموردين وليس وعد أو التزام من هيئة الإغاثة الكاثوليكية للتعاقد مع الموردين من خلال العروض المقدمة

6. قد تقوم لجنة الإحالة المعنية بطلب نماذج عينية لبعض المواد اثناء عملية تقييم العروض.

Payment Terms

1. Quotation should remain valid for a period of at least ninety (90) days from the submission closing date.
2. Payment shall be made via bank cheque or wire transfer within 15 working days from the date of receiving the correct invoice.
3. Payment shall be made upon verification and acceptance of services according to contract or Purchase order  

شروط الدفع  

1. يجب ان يكون العرض نافذ لمدة لا تقل عن تسعين (90) يوما من تاريخ إغلاق العطاء
2. سوف يتم الدفع عن طريق شيك او التحويل البنكى خلال خمسة عشر يوم عمل من تاريخ استلام الفاتورة الصحيحة.
3. سيتم دفع المبلغ بعد التحقق والموافقة على الخدمات وفقا للعقد او امر الشراء.

Acceptance of Payment Terms

Do you accept the above payment terms?

• Yes
• No

الموافقة على شروط الدفع:

هل توافق على شروط الدفع اعلاه:

• اوافق
• لا اوافق

Requested Information

The submission must include:

• Full legal address and contact details of the company
• Name of company’s official owner and copy of his/her ID & passport (if available)
• Copy of company registration certificate
• Copy of Tax Registration Certificate
• Reference from previous similar business experience with reference contact information.
• Bank account information.
• The vendor must read, sign & stamp the Attachment (2) related to CRS SUPPLIER CODE OF CONDUCT

يجب تقديم ما يلي:    

 يجب ان يتضمن التقديم ما يلي :                 

• العنوان الكامل الصحيح وعنوان الاتصال للشركة
• اسم صاحب الشركة الرسمي مع  نسخة من البطاقة القومية او جواز السفر.
• صورة عن شهادة تسجيل الشركة
• صورة عن شهادة التسجيل الضريبي
• المرجع من الخبرة في الاعمال السابقة المماثلة و معلومات الاتصال للمرجع
• تفاصيل معلومات الحساب المصرفي
• يجب على المقاول قراءة و توقيع و ختم الملحق(2) و الخاص بالقواعد السلوكية التي تنتهجها هيئة الإغاثة الكاثوليكية.

Bid Requirements

Offers that do not meet the following will be automatically rejected regardless of price:

1. Offers must be received before the stated deadline.
2. Offers must include all information requested above.
3.  Unit prices must be provided for all line items. Offers that only include totals will be rejected.
4. Bids that include mistakes in calculations within the Bill of Quantities will be excluded from competition.
5. Offers must be clean & clear. The vendor should sign and stamp next to handwritten corrections or corrections made with whiteout. 
6. Offers must be complete from all sides, signed, dated, and stamped on all pages.
7. Please note that CRS will sign a long-term contract with the selected supplier, based on unit prices, while actual quantities will be determined through purchase orders that will be issued later with awarded vendor(s) per CRS actual needs.

معلومات ملء  العطاء

سوف يتم رفض أي عطاء لا يلتزم بالشروط أدناه بغض النظر عن السعر:

1. سيتم رفض أي طلب يقدم بعد التاريخ والوقت المحدد لقبول العطاءات.
2. يجب أن تتضمن العروض جميع المعلومات المطلوبة أعلاه.
3. جميع الاسعار يجب ان تكتب لكل بند أو فقرة على حدة، ويتم رفض العطاءات التي تحتوي على الإجمالي فقط. 
4. سيتم استبعاد العطاء الذي يتضمن خطأ في حسابات جداول الكميات
5. العروض يجب أن تكون نظيفة وواضحة، يجب التوقيع والختم في مكان أي تصحيح يدوي أو باستخدام قلم التصحيح الابيض.

6. يجب أن تكون العروض كاملة من جميع الجوانب، موقعة بتاريخ واضح ومختومة على جميع الصفحات.

8. يرجى ملاحظة أن هيئة الإغاثة الكاثوليكية ستقوم بتوقيع عقد طويل الأمد مع الشركة (ات ) الذي سيتم اختياره (هم) حسب أسعار الوحدة , في حين ان الكميات الفعلية سيتم تحديدها  من خلال طلبات الشراء التي سيتم إصدارها  لاحقا" مع الموردين الذين يتم اختيارهم و حسب الاحتياج الفعلي للهيئة.

Delivery Instructions:

Complete and stamped and signed offer can be submitted through CRS Zalingei office or by email to tenders.sudan@crs.org

1.  as PDF file. Email must indicate the number of tenders which is (RFQ-CD-SD400003-2024) or the offer will be excluded. The file should not exceed 15 MBs and the company biography should not exceed 10 pages.

2. Complete and stamped and signed offer must be delivered in sealed envelope with tender number on it (RFQ-CD-SD400003-2024) to CRS Sudan office located in Central Darfur state, Sudan, Block No.3B, House , No.107&108, Almuhafizeen Area .

تعليمات التسليم:

يجب تقديم العطاء الكامل والمختوم و الموقع  عن  مكتب المنظمة بزالنجي او طريق عنوان البريد الالكتروني  tenders.sudan@crs.org

1. من خلال تقديم الملف المختوم كاملا" بصيغة PDF . يجب ان يذكر البريد الالكتروني المرسل على رقم العطاء وهو

                                       RFQ-CD-SD400003-2024

وإلا سيتم استبعاد العطاء. يجب ان لا يتجاوز حجم المرفق 15 ميجابايت على ان لا تتجاوز السيرة الذاتية للشركة اكثر من 10 صفحات.

2. يجب تقديم العطاء الكامل والمختوم و الموقع  مع كافة الوثائق المطلوبة في  ظرف مغلق يكتب عليه رقم العطا (RFQ-CD-SD400003-2024) ويسلم الى مقر المنظمة بالزالنجي  منزل رقم 107- 108  حي المحافظين

S/N

Name of Organization

أسم

المنظمة

Name of Person

أسم الشخص

Name of Project أسم المشروع

Project Start Date تاريخ المباشرة بالمشروع

Project duration مدة تنفيذ المشروع

Phone Number رقم الموبايل

Email Address البريد الالكتروني

1

2

3

4

Company name:

أسم الشركة :

Legal address:

العنوان الثابت:

Telephone Number:

رقم الهاتف:

Email:

عنوان البريد الإلكتروني:

Representative Name

اسم الممثل:

Business Certificate Registration Number:

رقم تسجيل شهادة العمل:

Tax registration Number:

رقم التسجيل الضريبي:

Contract duration:

مدة العقد :

Do you have partnerships with any other companies (such as shared management / staff / office / bank account)?  Do you cooperate with any other companies in preparing offers or providing of goods or services?

هل لديك شراكات مع أي من الشركات الأخرى ( مثل إدارة / الموظفين / المكتب حساب مشترك / البنك) ؟ هل تتعاون مع أي من الشركات الأخرى في إعداد العروض أو توفير السلع أو الخدمات؟

If the answer for previous question is yes, please provide details here including the names of partner companies.

إذا كان الجواب عن السؤال السابق نعم ، يرجى تقديم التفاصيل هنا بما في ذلك أسماء الشركات الشريكة

Other comments:

ملاحظات اخرى:

Experience / references for the related work of experience (Please attached any related contract, purchase order, certificate, etc.) that does not exceed 10 pages. References MUST include contact information. 

يجب ان يحتوي على عناوين الاتصال من مراجع الخبرة

المرجع من الخبرة ( الرجاء ارفاق دليل من الاعمال السابقة ذات الصلة من عقود , اوراق شراء , ورقة اتمام عمل , اخرى )  لا تتجاوز عشرة اوراق.

Signature

التوقيع

Date

التاريخ

No

Item Description

Unit

Q’ty

Unit price

Total price

1

Rehabilitation of hand dug well

1.1

Build and raise the top of the lining above ground surface by additional one meter should be built of red bricks and/or stones and cement-sand mortar. (the diameter of the well is 2.25 meters)

Job

1

1.2

Construct a tight  well-cover of reinforced concrete slab with a manhole to enable future cleaning and maintenance of the well. The reinforced cover of the manhole should be tight and leakage proof

job

1

1.3

Installing  2 steel  beams at the top of the well to support the concrete cover, pumphouse casing, and hold the pump.

job

1

1.4

Install pump house, UPVC pipe and screen, from the top to the bottom of the well with diameter within range from 5 to 8  inches to properly fit the bowl size of the selected pump  and allow suitable clearance for safe installation and retrieval of the pump. The top 6 meters of the casing and 2 meters at the bottom of the casing should be of blind (plain) casing and the portion in between should be of original UPVC screen of slot size range 0.04-0.06 inch

m

20

1.5

Clean the lining wall by using suitable long-handled wire brush to remove the algae and other dirt layers, then wash with high pressure water jet

job

1

1.6

Clean the bottom of the well, remove the sludge and all materials deposited inside the well at the bottom until all the original total depth is cleaned i.e. to remove at least 3.10 meters-thick layer of deposits from the bottom, to increase the current free depth from 12.90 m to 16 m (original depth).

job

1

1.7

Dewater the well until the turbid water completely discharged out and the turbidity level around 5 unit or less

job

1

1.8

Disinfect the well with high (conc.) chlorine dose applying shock chlorination processes according to the standard steps for chlorination.

job

1

1.9

Dewater the well and measure the residual chlorine

job

1

Sub-total (1)

2

Supply and Installation of Submersible pump and pipework

2.1

Import and install GRUNDFOS Electrical Submersible pump (complete with accessories) at setting depth 10 meter below ground surface inside the pump house (UPVC screen); the pump should meet the requirements mentioned above.

no

1

2.2

Provide and install high density polythene pipe of 2 inches diameter, and 225 meters long to connect the discharge point, at the well level, with the ascending galvanized (GL) pipe connecting the inlet of the elevated water tank with the supply line.

m

225

2.3

Excavate trench of one meter depth and 225 meters long extended from the water well to the elevated water tank and installing the water pipe; the rough portion of trench should be backfilled with 15 cm-thick sand/ or soft soil layer under the pipe and 25 cm-thick layer above the pipe then complete back filling of the remaining portion with the cutting excavated from the trench or alternative suitable soil materials.  

m

225

Sub-total (2)

3

Supply and Installation of Solar energy unit and fencing

3.1

Provide and install complete solar energy unit with all accessories to properly operate the pump.

(The solar unit should be installed at the specified area 30 meters away from the water well.

Solar panels should be supported with heavy duty steel or galvanized skeleton and elevated at least 3 meters above the ground surface).

set

1

3.2

Provide materials and construct tight fencing around the panels using heavy duty steal or galvanized poles (Angles or pipes) 3 meters high with spacing 2 meters or less, and barbed wire equipped with door and locks (the fencing area depend on the size of the solar unit that fit the selected pump by the vendor).

job

1

Sub-total (3)

4

Supply and Installation of steal water tank and tower

4.1

Provide and install cylindrical steal water tank made of mild steel plates, of capacity 15000 liters, placed on steal tower 3-meters height, with accessories and the main requirement including, but not limited to what specified in scope of work hereabove.

job

1

4.2

Provide materials, fabricate, and erect steal tower of 3 meters height according to standard specification and guideline of Public Water Corporation (PWC).

Including but not limited to specification in the scope of works hereabove.

job

1

Sub-total (4)

5

Supply and Installing distribution pipeline 3”*2” diameter

5.1

Supply and install high density polythene pipeline of 3” diameters and 800 meters length and connect with the GL pipe descending  from the elevated tank.

m

800

5.2

Supply and connect a 2”-diameters, 200 meters long high-density polyethene pipe connect with  the 3” pipeline to supply water to the storage tank existing in the Health Facility, and  the tap stand in Jokosti village.

m

200

5.3

Digging one-meter-depth and 1000 meters-long trench to accommodate the pipeline from the storage tank to the HF and tap stand.

m

1000

5.4

Back fill the rough section of the trench bottom (i.e. the portion with stone) back fill with sand or fine soil from the bottom up to 150 mm thick.

m

1000

5.5

Lay the pipeline in the trench and backfill with sand or soft materials up to 250 mm above the pipe then backfill the remaining portion of the trench up to the top i.e. ground surface with the cutting excavated from the trench or other available suitable source.

m

1000

Subtotal (5)

6

Construction of tap stand

6.1

Provide complete set of plumping materials and fittings for construction of tap stand of 12 taps connected to  GL pipe equipped with gate valve.

set

1

6.2

Construction of the platform: the foundation of the platform should be of minimum 1.5 m width, 3 m long, and (0.3 m to 0.5 m) depth.  The height of the platform 0.6 m, with 1.25 m height of the tap stand.

job

1

6.3

Provide and cover the top and sides of the platform with white tiles.

job

1

6.4

Provide plumping materials and connect the tap stand with the water main line with 2” size high-density polythene pipe.

job

1

6.5

Construct 2 meters high fencing around the tap stand with good quality wire mesh and 2”heavy duty  Ukrainian steel angles, and gate door 2 m*2 m.

job

1

6.6

Construct the floor of concrete slap 10 cm thick

job

1

6.7

Construct animal trough sized 0.6*0.6* 3 meters long outside the fencing area and 15 m drainage ditch from the tap stand to animal trough

job

1

Sub-total (6)

Grand Total*

Vender Name:                                           Signature:                                     Date:

Stamp